Polityka Prywatności — Sigil RMPD

Gdy Sigil przetwarza treść CMR w imieniu Przewoźnika, Sigil działa jako podmiot przetwarzający zgodnie z Art. 28 RODO. Obowiązująca Umowa Powierzenia Przetwarzania Danych (DPA) jest dostępna pod adresem /legal/dpa.

---

3. Jakie dane zbieramy i przetwarzamy

Jako Administrator (dane konta Przewoźnika):

- Imię i nazwisko oraz adres e-mail posiadaczy kont i użytkowników

- Nazwa firmy, numer ЄДРПОУ/РНОКПП/NIP/VAT, adres siedziby

- Dane rozliczeniowe i płatnicze (przetwarzane przez LiqPay / PrivatBank — zob. §9)

- Adres IP, typ przeglądarki, identyfikatory urządzenia, znaczniki czasu dostępu

- Logi aktywności w aplikacji (działania podjęte w Platformie)

- Numery lokalizatorów GPS przypisane do pojazdów

Jako Procesor (treść dokumentów CMR, w imieniu Przewoźnika):

- Imiona, nazwiska i adresy nadawców, odbiorców i stron wymienionych w dokumentach CMR

- Opisy towarów, ilości, wagi, kody HS/CN

- Tablice rejestracyjne pojazdów (ciągnik i naczepa)

- Imiona kierowców, narodowości i dane prawa jazdy widniejące w CMR

- Pola deklaracji RMPD100 przesyłane do PUESC/SENT

---

4. Jak zbieramy dane

Dane osobowe zbieramy przez następujące kanały:

- Rejestracja konta: podajesz imię, e-mail, dane firmy i dane rozliczeniowe;

- Upload dokumentów CMR: przesyłasz skany lub pliki PDF CMR do przetwarzania OCR;

- Korzystanie z Platformy: automatycznie zbieramy adresy IP, dane sesji i logi użycia;

- Integracja PUESC: potwierdzenia wysyłki do PUESC i numery referencyjne są rejestrowane;

- Import historii z PUESC — na Twoje polecenie: gdy uruchomisz go z Platformy, pobieramy z Twojej własnej skrzynki PUESC dokumenty obejmujące do 12 ostatnich miesięcy, przy użyciu Twoich credentials i w Twoim imieniu. Dokumenty te zawierają dane nadawców, odbiorców, miejsc dostawy, pojazdów i ich lokalizatorów, pochodzące ze zgłoszeń wysłanych wcześniej przez Ciebie. Import uruchamia się wyłącznie na Twoje polecenie i nigdy automatycznie. Zob. §4 Regulaminu;

- Komunikacja: korespondencja e-mail i zgłoszenia do wsparcia.

Poza opisanym powyżej importem z PUESC — który pobiera Twoją własną historię zgłoszeń z systemu, którego jesteś posiadaczem konta — nie zbieramy danych od podmiotów trzecich ani pośredników danych.

---

5. Podstawy prawne (RODO Art. 6)

---

6. Transfery danych międzynarodowych

Część naszych sub-procesorów ma siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG). Zapewniamy odpowiednie zabezpieczenia dla wszystkich transferów międzynarodowych:

Wszystkie transfery na podstawie SCC są realizowane w oparciu o standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej z 2021 roku. Dla sub-procesorów z USA prowadzone są Oceny Skutków Transferu (TIA).

---

7. Bezpieczeństwo danych

Sigil wdraża techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa proporcjonalne do ryzyka, w tym:

- Szyfrowanie w spoczynku: AES-256-GCM dla wszystkich przechowywanych danych, w tym credentials PUESC i dokumentów CMR;

- Szyfrowanie w transmisji: TLS 1.3 dla całej komunikacji sieciowej;

- Kontrola dostępu: RBAC (ADMIN, DYSPOZYTOR, CZYTELNIK) z zasadą minimalnych uprawnień;

- Bezpieczeństwo credentials: klucze API PUESC są szyfrowane i nigdy nie pojawiają się w logach;

- Infrastruktura: hosting na Render.com (Frankfurt) z certyfikatem SOC 2 Type II;

- Monitoring: Sentry do monitorowania błędów i wykrywania anomalii w czasie rzeczywistym;

- Logi audytu: wszystkie wysyłki do PUESC i działania administracyjne są rejestrowane;

- Regularne przeglądy: środki bezpieczeństwa są przeglądane co najmniej raz w roku.

Żadne środki bezpieczeństwa nie dają 100% gwarancji. W przypadku naruszenia danych postąpimy zgodnie z §11.

---

8. Retencja danych

Po upływie okresu retencji dane są bezpiecznie usuwane lub anonimizowane.

---

9. Sub-procesorzy

Sigil korzysta z następujących sub-procesorów w celu świadczenia usługi. Gdy Sigil działa jako podmiot przetwarzający dla Przewoźnika, są to sub-procesorzy Sigil w rozumieniu Art. 28(2) RODO.

Sigil poinformuje Przewoźnika o każdym planowanym dodaniu lub zmianie sub-procesora z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem, dając Przewoźnikowi możliwość wniesienia sprzeciwu.

---

10. Zautomatyzowane przetwarzanie i AI

Sigil używa AI/OCR (Google Document AI) do ekstrakcji danych z dokumentów CMR. To zautomatyzowane przetwarzanie:

- Nie stanowi profilowania w rozumieniu Art. 22 RODO;

- Nie wywołuje skutków prawnych dla żadnej osoby w sposób automatyczny — wszystkie zgłoszenia RMPD wymagają explicite weryfikacji i potwierdzenia przez Użytkownika przed wysłaniem jakichkolwiek danych do PUESC;

- Działa wyłącznie jako narzędzie pomocnicze, przy czym Użytkownik zachowuje pełne uprawnienia decyzyjne.

Zgodnie z unijnym Aktem o AI, nasz system OCR jest sklasyfikowany jako system AI o ograniczonym ryzyku stosowany jako narzędzie automatyzacji w kontekście zgodności transportowej B2B. Nadzór ludzki jest obowiązkowym wymogiem produktu, nie funkcją opcjonalną.

---

11. Naruszenie danych osobowych

W przypadku naruszenia danych osobowych:

- Sigil powiadomi Przewoźnika (Administratora danych) w ciągu 48 godzin od uzyskania informacji o naruszeniu dotyczącym jego danych, dostarczając informacje wystarczające do spełnienia własnych obowiązków powiadamiania;

- Jako podmiot przetwarzający, Sigil wspiera Przewoźnika w wywiązaniu się z obowiązku powiadomienia właściwego organu nadzorczego i osób fizycznych zgodnie z Art. 33–34 RODO oraz Ustawą nr 2297-VI Art. 21.

---

12. Twoje prawa

Na podstawie RODO przysługują Ci następujące prawa dotyczące Twoich danych osobowych:

Rola	Kategoria danych	Administrator
Administrator	Dane konta (imię, e-mail, firma, rozliczenia)	Sigil
Procesor	Treść dokumentów CMR przesyłanych przez Przewoźnika	Firma Przewoźnika
Procesor	Dane wprowadzone na Platformę przez Przewoźnika (kierowcy, flota, kontrahenci, miejsca dostawy) oraz te same kategorie odzyskane przez import historii PUESC	Firma Przewoźnika
Cel	Podstawa prawna
Świadczenie usługi Platformy	Art. 6(1)(b) — wykonanie umowy
Przetwarzanie danych CMR dla zgłoszenia RMPD	Art. 6(1)(b) — wykonanie umowy (jako procesor: na polecenie Przewoźnika)
Obowiązki prawne (dokumentacja SENT, rachunkowość)	Art. 6(1)(c) — obowiązek prawny
Zapobieganie oszustwom i bezpieczeństwo systemu	Art. 6(1)(f) — prawnie uzasadniony interes
Wysyłanie komunikatów marketingowych	Art. 6(1)(a) — zgoda (tylko opt-in)
Monitorowanie wydajności i logowanie błędów (Sentry)	Art. 6(1)(f) — prawnie uzasadniony interes
Odbiorca	Kraj	Mechanizm transferu
Anthropic (OCR/AI)	USA	Standardowe klauzule umowne (SCC) — Art. 46(2)(c)
LiqPay / PrivatBank (płatności)	Ukraina	Art. 46 RODO + Ustawa nr 2297-VI Art. 29(4)
Sentry (monitoring błędów)	USA	SCC + opcja rezydencji danych w UE
Kategoria danych	Okres retencji	Podstawa prawna
Skany CMR i dane deklaracji RMPD	10 lat	Art. 6(1)(c) — prawo transportowe, rachunkowe
Dane konta i użytkowników	Czas umowy + 30 dni	Art. 6(1)(b)
Dane rozliczeniowe i faktury	7 lat	Art. 6(1)(c) — prawo podatkowe
Logi systemowe i dostępu	24 miesiące	Art. 6(1)(f) — bezpieczeństwo
Ślad audytu PUESC	10 lat	Art. 6(1)(c) — ustawa SENT
Zapisy zgody marketingowej	Do cofnięcia zgody + 3 lata	Art. 6(1)(a) + uzasadniony interes
Dane referencyjne (kontrahenci, miejsca dostawy, flota), wprowadzone ręcznie lub odzyskane importem z PUESC	Czas umowy + 30 dni	Art. 6(1)(b)
Sub-procesor	Cel	Lokalizacja	Odniesienie do DPA
Supabase (PostgreSQL)	Baza danych	Frankfurt, UE	Supabase DPA
Render.com	Hosting aplikacji	Frankfurt, UE	Render DPA
Cloudflare R2	Przechowywanie plików CMR	Bucket Frankfurt UE	Cloudflare DPA
Google Cloud (Document AI)	Przetwarzanie OCR	Region UE	Google DPA
Anthropic	Mapowanie pól AI	USA	Anthropic DPA
LiqPay / PrivatBank	Przetwarzanie płatności	Ukraina	LiqPay Terms
Sentry	Monitoring błędów i wydajności	USA (opcja rezydencji UE)	Sentry DPA
Prawo	Opis
Dostęp (Art. 15)	Uzyskanie kopii danych osobowych, które przetwarzamy
Sprostowanie (Art. 16)	Żądanie korekty niedokładnych danych
Usunięcie (Art. 17)	Żądanie usunięcia (z zastrzeżeniem prawnych obowiązków retencji)
Ograniczenie (Art. 18)	Żądanie ograniczenia przetwarzania
Przenoszalność (Art. 20)	Otrzymanie danych w ustrukturyzowanym formacie do odczytu maszynowego
Sprzeciw (Art. 21)	Sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie
Cofnięcie zgody	Cofnięcie zgody marketingowej w dowolnym momencie