Сколько хранить RMPD и SENT после рейса

11 мая 2025 года в 06:55 украинский состав заехал в Польшу через Долгобычув. Рейс закончился, водитель вернулся, груз доехал, деньги за фрахт пришли. 29 сентября, через четыре с половиной месяца, пришло письмо: начальник таможенно-налогового управления открывает производство о каре 12 000 zł, это около 137 800 ₴ по курсу НБУ на 12.10.2026, за данные в уведомлении RMPD, не соответствующие действительности. Решение выдали 18 декабря, вторую инстанцию перевозчик проиграл 9 февраля 2026 года, суд отклонил жалобу 2 июня.

Эта статья о том, что государство помнит о вашем рейсе дольше, чем хранит его у себя, и что из этого следует для перевозчика.

Коротко: реестр держит уведомление SENT пять лет, а уведомление RMPD только два года от конца календарного года подачи · данные геолокации исчезают ещё раньше, максимум через 12 месяцев от окончания перевозки · наложить кару за SENT можно в течение пяти лет со дня нарушения, и столько же за RMPD · выходит промежуток от двух до трёх лет, когда кару наложить ещё можно, а копии вашего уведомления в реестре уже нет · в законе об автомобильном транспорте слова «давность» нет вовсе, пять лет берутся из Кодекса административного производства, и именно это сейчас проверяет состав семи судей · в трёх делах украинских перевозчиков письмо об открытии производства приходило через четыре с половиной до шести месяцев после проверки · доказательство правильного оформления после этих сроков есть только у того, кто сохранил его сам.

Хранить нужно минимум пять лет со дня рейса, потому что столько времени у органа на то, чтобы наложить кару. Реестр столько не держит: уведомление RMPD он удаляет через два года, а данные локатора через двенадцать месяцев. После этих сроков единственный полный комплект доказательств того, что уведомление было подано и подано правильно, лежит у перевозчика. Сколько грозит за конкретное нарушение, считает калькулятор штрафов SENT и RMPD.

Сколько государство держит ваше уведомление

Сроки хранения записаны в одном пункте закона SENT, и для RMPD там стоит отдельный, более короткий срок.

Два года для RMPD появились не сразу. Этот срок ввела статья 43 пункт 1 закона о командировании водителей (Dz.U. 2023 poz. 1523), и действует он с 1 января 2025 года. До того реестр держал всё пять лет.

Исключение для геолокации одно. Если до истечения двенадцати месяцев началось административное производство, в котором эти данные нужны, их хранят до окончательного завершения дела. То есть данные оставляют тогда, когда они нужны органу, а не тогда, когда они нужны вам.

Сколько времени у органа на наложение кары

Для SENT срок записан прямо. Кару нельзя наложить, если со дня неисполнения обязанности прошло пять лет (art. 28 ust. 1 закона SENT). Обязанность уплатить уже наложенную кару давнеет отдельно, тоже за пять лет, считая от конца года, в котором истёк срок уплаты (ust. 2).

Для RMPD такого правила в законе об автомобильном транспорте нет вообще. Слово «давность» в нём не встречается ни разу. Пятилетний срок берётся из Кодекса административного производства: кару нельзя наложить, если прошло пять лет со дня нарушения права или наступления его последствий (art. 189g § 1 Кодекса), и ещё пять лет действует на исполнение решения (§ 3).

И здесь начинается то, о чём стоит знать заранее. Раздел Кодекса об административных карах не применяется там, где отдельные нормы сами регулируют эти вопросы (art. 189a § 2 Кодекса). Органы и суды считают, что art. 92c закона о транспорте является именно такой отдельной нормой. 14 июля 2026 года Высший административный суд передал составу семи судей вопрос, исключает ли эта норма применение целого раздела (постановление II GSK 255/26). На 12 октября 2026 года решения в базе CBOSA нет. Если ответ будет «исключает целиком», у кар за RMPD не останется срока давности вовсе. Это не прогноз, это открытый вопрос, и именно поэтому документы стоит держать дольше, чем кажется разумным.

Почему уведомление исчезает раньше, чем истекает право на кару

Сложите две предыдущие таблицы и выйдет промежуток, которого никто не планировал.

Уведомление RMPD, поданное в мае 2025 года, реестр удалит после 31 декабря 2027 года. Кару за нарушение, совершённое в мае 2025 года, можно наложить до мая 2030 года. Между этими датами лежат два года и пять месяцев, в которые производство ещё возможно, а собственной копии вашего уведомления у государства уже нет. Разрыв зависит от месяца подачи и составляет от двух до трёх лет, потому что срок реестра считается от конца года, а срок на кару от дня нарушения.

С геолокацией разрыв ещё больше. Данные локатора стираются через двенадцать месяцев от окончания перевозки, если производство не началось раньше. То есть доказательство, способное вас оправдать, исчезает первым, а право наказать остаётся ещё четыре года.

Для SENT такого перекоса нет. Пять лет хранения против пяти лет на кару, сроки сходятся.

Когда на самом деле приходит письмо

Промежуток между рейсом и первым письмом не теоретический. Три дела украинских перевозчиков, дошедших до судов в 2026 году, показывают тот же порядок величин.

От проверки до решения первой инстанции проходило от двенадцати до девятнадцати месяцев. В делах по SENT бывает дольше. В одном из них кару 20 000 zł, около 229 600 ₴, наложили 29 сентября 2020 года, а Высший административный суд отклонил кассационную жалобу только 5 февраля 2026 года.

Решение может прийти и значительно позже. В деле польского получателя проверка состоялась 26 июля 2023 года в 01:50. В уведомлении SENT стояло 11 650 кг живой птицы, а в документе CMR 7 170 кг. Кару 20 000 zł наложили 19 августа 2024 года, через тринадцать месяцев после проверки. Суд в Кракове решение отменил, а 14 июля 2026 года Высший административный суд отклонил кассационную жалобу органа. От проверки до окончательного решения прошло три года.

Практический вывод простой. Водитель, который вёз этот рейс, через пять месяцев может уже не работать в фирме. Телефон с фотографиями бывает потерян, а переписка в мессенджере стёрта. Документы нужны именно тогда, когда рейс уже никто не помнит.

Вызов показать машину в конце рейса

Иногда реестр сам требует показать машину. Если анализ данных в реестре покажет, что перевозка связана с повышенным риском, отправитель, получатель или перевозчик получают вызов предъявить транспортное средство. Такой вызов приходит вместе с референсным номером или с подтверждением актуализации данных (art. 12a ust. 1 закона SENT), а отправитель и получатель обязаны передать его содержание перевозчику (ust. 2).

Показать машину надо в день окончания перевозки, в месте доставки товара или в ближайшем таможенном отделении, а о планируемой доставке перевозчик сообщает органу по телефону (ust. 3 и 5). За невыполнение этой обязанности на перевозчика налагают 20 000 zł (art. 22 ust. 1 pkt 3).

Сама обязанность исполняется в конце рейса, а ответственность за её невыполнение живёт годами. Немецкий перевозчик подал уведомление 30 мая 2023 года на 15 500 кг отходов под кодом 200110, транзитом из Германии в Литву. Машину по вызову не показал и геолокацию на всей трассе не обеспечил. Решение на 20 000 zł и 10 000 zł вышло 30 января 2024 года, через восемь месяцев после уведомления. Суд в Белостоке отклонил жалобу 20 ноября 2024 года, а Высший административный суд отклонил кассационную жалобу 9 июля 2025 года. Двадцать пять месяцев от уведомления до окончательного решения.

Кто может смотреть ваши данные в реестре

Реестр ведёт Шеф Национальной налоговой администрации, он же является администратором данных (art. 4 ust. 3 закона SENT). Перечень тех, кто имеет доступ, в законе закрытый и длинный (art. 12).

Данные для контроля перевозки берут сотрудники Таможенно-налоговой службы, полиция, пограничная служба и инспекция транспорта. Работники налоговой администрации пользуются ими также в налоговых производствах и проверках. Шеф администрации может бесплатно предоставить данные полиции, инспекции транспорта, пограничной службе, Министру обороны, Управлению регулирования энергетики, Агентству стратегических резервов и министру транспорта, а по запросу и спецслужбам. Отдельно названы суд и прокурор в связи с идущим производством (ust. 3a).

Для перевозчика из этого следует одно. Ваше уведомление читает не один орган, а много, и в течение всего срока хранения. Запрос от любого из них может стать началом производства через год после рейса.

Что именно надо хранить

Хранить надо то, что доказывает две вещи: что уведомление было подано вовремя и что данные в нём соответствовали документам перевозки.

1. 1Референсный номер уведомления вместе с датой и временем его получения.
2. 2Подтверждение RMPD_110, в котором стоит официальный номер RMPD и ключ перевозчика. Это документ, которым реестр подтвердил регистрацию, и именно он показывает, какие данные орган принял.
3. 3CMR, на основании которого заполнялось уведомление. Кара грозит за расхождение между уведомлением и документами, поэтому без CMR нечем показать, что расхождения не было.
4. 4Актуализации уведомления с датами, если что-то менялось в дороге.
5. 5Протокол проверки и квитанцию залога, если вас останавливали. Как возвращать эти деньги, разобрано в статье о залоге за RMPD и SENT.
6. 6Доказательства работы локатора, если рейс шёл под GPS: скриншоты приложения, историю позиций, переписку с оператором. Реестр их через год иметь не будет.

Срок хранения берите пять лет со дня рейса, а не два. Два года это срок реестра, а не ваш.

Где лежит доказательство, если уведомление подавал посредник

Моделей две, и они по-разному отвечают на вопрос «где мой документ».

В первой сервис подаёт уведомление своей учётной записью на PUESC. Тогда ваши данные это лишь содержимое уведомления, а в профиле PUESC вашей фирмы оно не появляется вовсе. Подтверждение приходит сервису, а вы получаете его от сервиса. Во второй модели уведомление подаётся вашим логином, и тогда оно видно в вашем профиле на портале так же, как поданное вручную.

Разница становится видимой через год, а не в день подачи. Если посредник закрылся, изменил условия или просто перестал отвечать, в первой модели вы остаётесь без того, что нужно показать органу. Во второй у вас есть собственный доступ к порталу, и этот доступ не зависит от чужой фирмы.

Вторая модель тоже имеет цену, и о ней стоит думать трезво. Логин и пароль открывают всё, что ваша учётная запись умеет на портале, а не только RMPD. Спрашивайте, как пароль хранится и кто в сервисе имеет к нему доступ.

Что делать

1. 1Сохраните референсный номер и подтверждение RMPD_110 сразу после регистрации уведомления, а не в конце рейса.
2. 2Держите CMR и уведомление в одном месте, связанные номером рейса. Доказывать придётся их соответствие друг другу.
3. 3Установите срок хранения пять лет от даты рейса, а не два года и не «до конца года».
4. 4Забирайте данные локатора ежемесячно, если рейсы идут под GPS. Через двенадцать месяцев реестр их не отдаст.
5. 5Проверьте, чьей учётной записью подаются ваши уведомления и видите ли вы их в собственном профиле PUESC.
6. 6Храните протокол проверки и квитанцию залога отдельно от остального, потому что от них зависит срок обжалования.
7. 7Назначьте человека, который принимает почту из польских органов. Письмо приходит через месяцы, а срок на жалобу идёт от вручения, а не от прочтения.

Чего не делать

• ✗Не равняйте свой срок хранения на срок реестра. Реестр держит RMPD два года, а кару налагают до пяти.
• ✗Не полагайтесь на то, что государство «имеет это у себя». После двух лет не имеет, а доказывать правильное оформление всё равно придётся вам.
• ✗Не оставляйте доказательства GPS на потом. Они исчезают первыми, через двенадцать месяцев.
• ✗Не держите единственную копию в телефоне водителя. Через пять месяцев это может быть чужой телефон.
• ✗Не отдавайте логин PUESC без ответа на вопрос, как он хранится и кто имеет к нему доступ.
• ✗Не игнорируйте письмо об открытии производства. Объяснения подают до решения, а не после него.

Где здесь место для технологии

Sigil подаёт уведомления учётной записью самого перевозчика. Каждая фирма вписывает свои логин и пароль к PUESC, они шифруются в покое, и каждое обращение к порталу идёт под ними. Общей учётной записи посредника в системе нет вообще. Благодаря этому уведомление видно в вашем профиле на PUESC, а декларантом остаётся перевозчик.

После регистрации уведомления система держит вместе комплект, которого у реестра через два года не будет: отправленный XML и ответ портала, подтверждение RMPD_110 с официальным номером и ключом перевозчика, скан CMR, из которого брались данные, историю изменений декларации и записи позиций GPS. Политика приватности обязывает нас хранить сканы CMR, данные деклараций и след обращений к PUESC десять лет, то есть вдвое дольше срока, в который орган может наложить кару.

С каждой декларации можно скачать четыре вещи: XML уведомления, PDF зарегистрированной декларации с номером RMPD, PDF истории GPS и скан CMR. PDF истории GPS рисуется из наших собственных записей позиций, поэтому его можно получить и тогда, когда реестр свои данные уже удалил. Массового экспорта всей истории одним файлом в системе нет, скачивание идёт по одной декларации.

Если уведомления подавались раньше и другим способом, историю можно подтянуть из PUESC за последние 365 дней. Вместе с декларациями приходят тягачи, полуприцепы, номера локаторов, отправители, получатели и места. Расхождения с тем, что у вас уже есть, система показывает, а не перезаписывает. Старше года таким образом не подтянуть, поэтому ждать с подключением смысла нет. Почему реестр иногда отказывает в регистрации уведомления, разобрано в статье о кодах отказов PUESC, а цену одной ошибки в поле показывает текст о штрафе за одну ошибку.

Sigil обслуживает декларации RMPD. Уведомление SENT подаёт отправитель или получатель товара.