Ile przechowywać dokumenty SENT i RMPD po przewozie

Ładunek wyszedł z magazynu 11 maja 2025 roku, przewoźnik z Ukrainy dowiózł go bez uwag, faktura została zapłacona. Cztery i pół miesiąca później naczelnik urzędu celno-skarbowego wszczął wobec tego przewoźnika postępowanie o karę 12 000 zł za dane w zgłoszeniu RMPD niezgodne ze stanem faktycznym. Przewoźnik zapytał nadawcę o dokumenty przewozu. Dokumenty były, bo nadawca ich nie kasuje, ale pytanie, ile z nich nadal musi mieć, okazało się trudniejsze, niż wygląda.

Ten tekst mówi, jak długo rejestr trzyma zgłoszenia, ile czasu organ ma na karę i co z tego wynika dla nadawcy, który sam składa zgłoszenia SENT.

Krótko: rejestr trzyma zgłoszenie SENT pięć lat, a zgłoszenie RMPD tylko dwa lata od końca roku kalendarzowego podania · dane geolokalizacyjne znikają po 12 miesiącach od zakończenia przewozu · karę za SENT można nałożyć przez pięć lat od dnia naruszenia, tyle samo przy RMPD · przy RMPD zostaje więc od dwóch do trzech lat, w których postępowanie jest możliwe, a własnej kopii zgłoszenia państwo już nie ma · ustawa o transporcie drogowym nie zna słowa „przedawnienie", pięcioletni limit bierze się z k.p.a., a czy ten dział w ogóle się stosuje, rozstrzyga właśnie siedmiu sędziów NSA · pismo o wszczęciu postępowania przychodziło w realnych sprawach po czterech i pół do sześciu miesięcy od kontroli.

Dokumenty przewozu trzeba trzymać co najmniej pięć lat od dnia przewozu, bo tyle czasu organ ma na nałożenie kary. Rejestr tyle nie trzyma: zgłoszenie RMPD kasuje po dwóch latach, a dane lokalizatora po dwunastu miesiącach. Po tych terminach komplet dowodów na prawidłowe zgłoszenie przewozu jest już tylko u stron, nie u państwa. Wysokość kar w konkretnym układzie policzy kalkulator kar SENT i RMPD.

Jak długo rejestr trzyma zgłoszenie

Terminy stoją w jednym przepisie ustawy SENT, a dla zgłoszeń RMPD wpisano tam osobny, krótszy termin.

Dwa lata dla RMPD weszły dopiero z art. 43 pkt 1 ustawy o delegowaniu kierowców (Dz.U. 2023 poz. 1523), od 1 stycznia 2025 roku. Wcześniej rejestr trzymał wszystko pięć lat.

Wyjątek od dwunastu miesięcy jest jeden. Gdy przed upływem tego terminu wszczęto postępowanie administracyjne, w którym dane geolokalizacyjne są niezbędne, trzyma się je do prawomocnego zakończenia sprawy. Dane zostają więc wtedy, gdy potrzebuje ich organ, a nie wtedy, gdy potrzebuje ich strona.

Ile czasu ma organ na nałożenie kary

Przy SENT termin jest wprost w ustawie. Kary nie można nałożyć, jeżeli od dnia niedopełnienia obowiązku upłynęło pięć lat (art. 28 ust. 1 ustawy SENT). Obowiązek zapłaty już nałożonej kary przedawnia się osobno, też po pięciu latach, licząc od końca roku, w którym upłynął termin zapłaty (ust. 2).

Przy RMPD takiego przepisu w ustawie o transporcie drogowym nie ma w ogóle. Słowo „przedawnienie" nie pada w niej ani razu. Pięć lat bierze się z Kodeksu postępowania administracyjnego: kary nie nakłada się, gdy upłynęło pięć lat od dnia naruszenia prawa albo wystąpienia jego skutków (art. 189g § 1 k.p.a.), i kolejne pięć lat obowiązuje przy egzekucji (§ 3).

Tu zaczyna się rzecz, o której warto wiedzieć zawczasu. Działu IVa k.p.a. nie stosuje się tam, gdzie przepisy odrębne same regulują te kwestie (art. 189a § 2 k.p.a.). Organy i sądy uznają, że art. 92c ustawy o transporcie drogowym jest właśnie takim przepisem odrębnym. Postanowieniem z 14 lipca 2026 roku NSA przedstawił składowi siedmiu sędziów pytanie, czy przepis ten wyłącza stosowanie całego działu (II GSK 255/26). Na 12 października 2026 roku uchwały w CBOSA nie ma. Gdyby odpowiedź brzmiała „wyłącza w całości", kary za RMPD nie miałyby żadnego terminu przedawnienia. To nie prognoza, tylko otwarte pytanie, i właśnie dlatego dokumenty warto trzymać dłużej, niż się wydaje rozsądne.

Dlaczego zgłoszenie znika wcześniej niż prawo do kary

Zestawcie dwie poprzednie tabele, a wyjdzie luka, której nikt nie zaplanował.

Zgłoszenie RMPD złożone w maju 2025 roku rejestr skasuje po 31 grudnia 2027 roku. Karę za naruszenie z maja 2025 roku można nałożyć do maja 2030 roku. Między tymi datami leżą dwa lata i pięć miesięcy, w których postępowanie jest możliwe, a własnej kopii zgłoszenia państwo już nie ma. Rozpiętość zależy od miesiąca zgłoszenia i wynosi od dwóch do trzech lat, bo termin rejestru liczy się od końca roku, a termin na karę od dnia naruszenia.

Przy geolokalizacji rozjazd jest jeszcze większy. Dane lokalizatora znikają po dwunastu miesiącach od zakończenia przewozu, o ile wcześniej nie ruszyło postępowanie. Dowód zdolny przewoźnika obronić przepada więc pierwszy, a prawo do ukarania zostaje jeszcze na cztery lata.

Przy SENT tego rozjazdu nie ma. Pięć lat przechowywania przeciw pięciu latom na karę, terminy się schodzą. To ważne dla nadawcy, bo to Wasze zgłoszenie jest tym trzymanym pięć lat, i to Wasza kara sięga 46 % wartości brutto towaru, nie mniej niż 20 000 zł.

Kiedy naprawdę przychodzi pismo

Odstęp między przewozem a pierwszym pismem nie jest teoretyczny. Trzy sprawy ukraińskich przewoźników, które trafiły do sądów w 2026 roku, pokazują ten sam rząd wielkości.

Od kontroli do wyroku pierwszej instancji mijało od dwunastu do dziewiętnastu miesięcy. Sprawy SENT trwają dłużej: w jednej karę 20 000 zł nałożono 29 września 2020 roku, a NSA oddalił skargę kasacyjną dopiero 5 lutego 2026 roku.

Decyzja potrafi przyjść znacznie później. W sprawie polskiego odbiorcy kontrola odbyła się 26 lipca 2023 roku o 01:50. W zgłoszeniu SENT stało 11 650 kg żywego drobiu, a w liście przewozowym CMR 7 170 kg. Karę 20 000 zł nałożono 19 sierpnia 2024 roku, trzynaście miesięcy po kontroli. WSA w Krakowie decyzję uchylił, a 14 lipca 2026 roku NSA oddalił skargę kasacyjną organu. Od kontroli do prawomocnego wyroku minęły trzy lata.

Dla nadawcy wniosek jest konkretny. Przewoźnik, który wiózł ten ładunek, po pół roku może już z Wami nie pracować, a pytanie o dokumenty przewozu przyjdzie wtedy, gdy nie ma do kogo zadzwonić.

Wezwanie do przedstawienia pojazdu na koniec przewozu

Czasem rejestr sam żąda pokazania pojazdu. Gdy analiza danych w rejestrze wykaże, że przewóz wiąże się ze zwiększonym ryzykiem, nadawca, odbiorca albo przewoźnik dostają wezwanie do przedstawienia środka transportu. Wezwanie przychodzi razem z numerem referencyjnym albo z potwierdzeniem aktualizacji danych (art. 12a ust. 1 ustawy SENT), a nadawca i odbiorca mają obowiązek przekazać jego treść przewoźnikowi (ust. 2).

Pojazd przedstawia się w dacie zakończenia przewozu, w miejscu dostarczenia towaru albo w najbliższym oddziale celnym urzędu celno-skarbowego, a o planowanym dostarczeniu przewoźnik powiadamia organ telefonicznie (ust. 3 i 5). Za niewykonanie tego obowiązku na przewoźnika nakłada się 20 000 zł (art. 22 ust. 1 pkt 3).

Sam obowiązek wykonuje się na koniec przewozu, ale odpowiedzialność za jego niewykonanie żyje latami. Niemiecki przewoźnik złożył zgłoszenie 30 maja 2023 roku na 15 500 kg odpadów o kodzie 200110, tranzytem z Niemiec na Litwę. Pojazdu na wezwanie nie przedstawił i nie zapewnił geolokalizacji na całej trasie. Decyzja na 20 000 zł i 10 000 zł zapadła 30 stycznia 2024 roku, osiem miesięcy po zgłoszeniu. WSA w Białymstoku oddalił skargę 20 listopada 2024 roku, a NSA oddalił skargę kasacyjną 9 lipca 2025 roku. Dwadzieścia pięć miesięcy od zgłoszenia do prawomocnego rozstrzygnięcia.

Kto może zaglądać do danych w rejestrze

Rejestr prowadzi Szef Krajowej Administracji Skarbowej i on jest administratorem danych (art. 4 ust. 3 ustawy SENT). Katalog uprawnionych jest zamknięty i długi (art. 12).

Do kontroli przewozu dane biorą funkcjonariusze Służby Celno-Skarbowej, Policja, Straż Graniczna i Inspekcja Transportu Drogowego. Pracownicy KAS korzystają z nich także w postępowaniu podatkowym oraz w kontroli podatkowej i celno-skarbowej. Szef KAS może nieodpłatnie udostępnić dane Policji, ITD, Straży Granicznej, Ministrowi Obrony Narodowej, Prezesowi URE, Prezesowi RARS i ministrowi do spraw transportu, a na wniosek również służbom. Osobno wymieniono sąd i prokuratora w związku z toczącym się postępowaniem (ust. 3a).

Dla nadawcy wynika z tego jedno. Zgłoszenie czyta nie jeden organ, lecz wiele, i przez cały okres przechowywania. Zapytanie od któregokolwiek z nich może rozpocząć postępowanie rok po przewozie.

Co trzeba trzymać u siebie

Trzymać trzeba to, co dowodzi dwóch rzeczy: że zgłoszenie zostało złożone w terminie i że dane w nim odpowiadały dokumentom przewozu.

1. 1Numer referencyjny zgłoszenia z datą i godziną nadania.
2. 2Potwierdzenie z rejestru, przy RMPD komunikat RMPD_110 z numerem RMPD i kluczem przewoźnika. To dokument, którym rejestr potwierdził rejestrację, i pokazuje, jakie dane organ przyjął.
3. 3List przewozowy CMR, na podstawie którego wypełniano zgłoszenie. Kara grozi za rozbieżność między zgłoszeniem a dokumentami, więc bez CMR nie ma czym pokazać, że rozbieżności nie było.
4. 4Aktualizacje zgłoszenia z datami, jeśli coś zmieniało się w trasie.
5. 5Protokół kontroli i pokwitowanie kaucji, gdy pojazd zatrzymano. Jak odzyskuje się te pieniądze, rozbiera tekst o kaucji za RMPD i SENT.
6. 6Dowody pracy lokalizatora, gdy przewóz szedł pod GPS. Rejestr po roku ich nie wyda.

Termin przyjmijcie pięć lat od dnia przewozu, nie dwa. Dwa lata to termin rejestru, nie Wasz.

Gdzie leży dowód, gdy zgłoszenie składał pośrednik

Modele są dwa i inaczej odpowiadają na pytanie „gdzie jest mój dokument".

W pierwszym serwis składa zgłoszenie własnym kontem na PUESC. Wasze dane są wtedy tylko treścią zgłoszenia, a w profilu PUESC Waszej firmy ono się w ogóle nie pojawia. Potwierdzenie trafia do serwisu, a Wy dostajecie je od serwisu. W drugim modelu zgłoszenie idzie Waszym loginem i widać je w Waszym profilu tak samo jak złożone ręcznie.

Różnica ujawnia się po roku, nie w dniu złożenia. Jeśli pośrednik się zamknie albo przestanie odpowiadać, w pierwszym modelu zostajecie bez tego, co trzeba pokazać organowi. W drugim macie własny dostęp do portalu i nie zależy on od cudzej firmy.

Drugi model też ma cenę. Login i hasło otwierają wszystko, co Wasze konto potrafi na portalu, nie tylko RMPD. Pytajcie, jak hasło jest przechowywane i kto w serwisie ma do niego dostęp.

Co robić

1. 1Ustalcie w firmie jeden termin archiwizacji dokumentów przewozowych: pięć lat od dnia przewozu.
2. 2Trzymajcie zgłoszenie i CMR razem, powiązane numerem zlecenia. Dowodzić będziecie ich zgodności, nie istnienia każdego z osobna.
3. 3Zapisujcie numer referencyjny i potwierdzenie z rejestru w chwili zgłoszenia, nie po zakończeniu przewozu.
4. 4Żądajcie od przewoźnika spoza UE kopii potwierdzenia RMPD, jeśli to Wasz towar jedzie. Po dwóch latach rejestr go nie odtworzy.
5. 5Zapiszcie w zleceniu, kto przechowuje dowody przewozu i jak długo.
6. 6Wyznaczcie osobę odbierającą korespondencję z organów. Termin odwołania biegnie od doręczenia, nie od przeczytania.

Czego nie robić

• ✗Nie równajcie własnego terminu archiwizacji do terminu rejestru. Rejestr trzyma RMPD dwa lata, a ukarać można przez pięć.
• ✗Nie zakładajcie, że „państwo to ma u siebie". Po dwóch latach nie ma, a dowodzić i tak trzeba.
• ✗Nie zostawiajcie dowodów GPS na później. Znikają pierwsze, po dwunastu miesiącach.
• ✗Nie opierajcie archiwum na kontakcie z przewoźnikiem. Po pół roku może już z Wami nie pracować.
• ✗Nie przyjmujcie potwierdzenia bez numeru referencyjnego. Bez niego nie da się wskazać konkretnego zgłoszenia w rejestrze.
• ✗Nie lekceważcie pisma o wszczęciu postępowania. Wyjaśnienia składa się przed decyzją, nie po niej.

Gdzie jest miejsce na technologię

Sigil składa zgłoszenia kontem samego przewoźnika. Każda firma wpisuje własny login i hasło do PUESC, przechowywane w postaci zaszyfrowanej, i każde wywołanie portalu idzie pod nimi. Wspólnego konta pośrednika w systemie nie ma w ogóle. Dzięki temu zgłoszenie widać w profilu przewoźnika na PUESC, a zgłaszającym pozostaje przewoźnik.

Po rejestracji zgłoszenia system trzyma razem komplet, którego rejestr po dwóch latach mieć nie będzie: wysłany XML i odpowiedź portalu, potwierdzenie RMPD_110 z numerem i kluczem przewoźnika, skan CMR, z którego brano dane, historię zmian deklaracji i zapisy pozycji GPS. Polityka prywatności zobowiązuje nas do przechowywania skanów CMR, danych deklaracji i śladu wywołań PUESC przez dziesięć lat, czyli dwukrotnie dłużej niż termin, w którym organ może nałożyć karę.

Z każdej deklaracji można pobrać cztery rzeczy: XML zgłoszenia, PDF zarejestrowanej deklaracji z numerem RMPD, PDF historii GPS i skan CMR. PDF historii GPS rysuje się z naszych własnych zapisów pozycji, więc da się go wziąć także wtedy, gdy rejestr swoje dane już skasował. Masowego eksportu całej historii jednym plikiem w systemie nie ma, pobiera się po jednej deklaracji.

Historię wcześniejszych zgłoszeń można zaciągnąć z PUESC za ostatnie 365 dni, razem z ciągnikami, naczepami, numerami lokalizatorów, nadawcami, odbiorcami i miejscami. Rozbieżności wobec tego, co firma ma u siebie, system pokazuje, a nie nadpisuje. Starszych niż rok tą drogą nie odzyska. Dlaczego rejestr czasem odmawia rejestracji zgłoszenia, wyjaśnia tekst o kodach odmów PUESC, a cenę jednego błędnego pola pokazuje artykuł o karze za jedną pomyłkę.

Sigil obsługuje deklaracje RMPD. Zgłoszenie SENT składa nadawca albo odbiorca towaru.