Kaucja za RMPD i SENT, ile i jak ją odzyskać

Zestaw z Waszym towarem stoi na wyjeździe z Polski 21 stycznia 2025 roku. Jaja wylęgowe, 16 272 kg brutto, zgłoszenie RMPD złożone dzień wcześniej, numer referencyjny jest. W numerze przyczepy dyspozytor ukraińskiego przewoźnika przestawił dwie cyfry. Funkcjonariusz celno-skarbowy pobiera 12 000 zł kaucji na miejscu i wszczyna postępowanie o karę. Przewoźnik wnosi o umorzenie i zwrot pieniędzy. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Rzeszowie oddala skargę 4 sierpnia 2026 roku, osiemnaście miesięcy po kontroli.

Ten tekst mówi, kto trzyma te pieniądze, kiedy i na jakim wniosku je zwraca, oraz co z tego wynika dla Waszego ładunku.

Krótko: kaucja to zabezpieczenie przyszłej kary, nie kara, i jej wpłata nie jest przyznaniem się do naruszenia · przewoźnik spoza UE płaci na drodze od razu, bo Polska nie ma z Ukrainą umowy o wzajemnym dochodzeniu należności · kaucja za RMPD to 12 000 zł, za SENT 20 000 zł, i leży na rachunku nieoprocentowanym · bez kaucji pojazd z Waszym towarem jedzie na parking strzeżony, a w przewozie SENT do wyznaczonego miejsca razem z towarem · za opłaty za przechowywanie w przewozie SENT odpowiadacie solidarnie z przewoźnikiem, jeśli to na Was ciąży obowiązek zgłoszenia · zwrot kaucji przysługuje w 7 dni od uchylenia decyzji o karze, a nie od zakończenia przewozu · w trzech sprawach ukraińskich przewoźników droga od kontroli do wyroku pierwszej instancji zajęła od 12 do 19 miesięcy.

Kaucję zwraca się wyłącznie wtedy, gdy decyzja o karze zostanie uchylona albo jej nieważność zostanie stwierdzona, i wtedy jest na to 7 dni od doręczenia takiego rozstrzygnięcia (art. 94 ust. 7 pkt 2 ustawy o transporcie drogowym). Jeśli kara się utrzyma, kaucję zalicza się na jej poczet i zwracać nie ma czego. Trzecia możliwość to kara niższa od pobranej kaucji, wtedy różnica wraca w tym samym trybie i terminie.

Dlaczego kaucja cudzego przewoźnika jest Waszym problemem

Kaucja dotyczy przewoźnika, ale pojazd wiezie Wasz ładunek. Jeśli przewoźnik nie ma w tej chwili 12 000 zł, funkcjonariusz kieruje pojazd na najbliższy parking strzeżony na koszt przewoźnika (art. 95 ust. 1 pkt 1 ustawy o transporcie drogowym). Towar stoi razem z pojazdem i nie jedzie dalej, dopóki kaucja nie wpłynie.

W przewozie objętym SENT jest jeszcze jedna rzecz, która wprost przenosi ryzyko na nadawcę. Bez kaucji środek transportu wraz z towarem trafia do wyznaczonego miejsca (art. 31 ust. 2 ustawy SENT), a za opłaty za usunięcie, strzeżenie i przechowywanie odpowiadają solidarnie przewoźnik i podmiot obowiązany do złożenia zgłoszenia (art. 17 ust. 2 ustawy SENT). Przy przewozie z Polski tym podmiotem jest nadawca. Dyrektor izby administracji skarbowej ustala te opłaty postanowieniem i wskazuje osoby obowiązane do ich poniesienia (art. 17 ust. 3), a na postanowienie służy zażalenie.

Praktyczny wniosek dla zlecenia. Warto rozstrzygnąć na papierze dwie rzeczy: kto pokrywa koszt postoju po kontroli i skąd przewoźnik bierze kaucję w trasie. Bez tego spór o kilka tysięcy złotych toczy się już wtedy, gdy towar stoi.

Od kogo pobiera się kaucję, a od kogo nie

Kryterium jest jedno i stoi w ustawie. Kaucję pobiera się od podmiotu zagranicznego mającego siedzibę lub miejsce zamieszkania w państwie, z którym Polska nie jest związana umową lub porozumieniem o współpracy we wzajemnym dochodzeniu należności, i z którego przepisów ani z przepisów międzynarodowych nie wynika wprost możliwość egzekucji (art. 94 ust. 3 ustawy o transporcie drogowym, art. 31 ust. 1 ustawy SENT).

Ukraina pod to kryterium podpada, państwa członkowskie UE nie. Dlatego przewoźnik z Litwy czy z Rumunii dostaje decyzję pocztą i płaci po jej uprawomocnieniu, a przewoźnik z Ukrainy płaci przy drodze, zanim ktokolwiek rozstrzygnie, czy naruszenie w ogóle nastąpiło.

Dla spedytora ma to konsekwencję operacyjną, nie prawną. Przy przewoźniku spoza UE każda rozbieżność między zgłoszeniem a dokumentami jest ryzykiem natychmiastowego postoju, a nie korespondencji po rejsie. Zestawienie, kto za co odpowiada w SENT i w RMPD, leży w tekście o karach, a konkretne kwoty policzy kalkulator kar SENT i RMPD.

Ile wynosi kaucja

Wysokość kaucji odpowiada przewidywanej karze, więc tabela kaucji jest tabelą kar. Kwoty są sztywne i organ nie ma czego miarkować.

Kaucje się sumują. W kontroli na S17 w maju 2025 roku inspektorzy pobrali 24 000 zł od dwóch zestawów jednego przedsiębiorcy, po 12 000 zł za każdy, za materiałami Mazowieckiego WITD.

Gdzie leżą te pieniądze

Pieniądze nie zostają u funkcjonariusza i nie wpływają od razu do budżetu. Kaucja za RMPD leży na wyodrębnionym, nieoprocentowanym rachunku bankowym organu prowadzącego postępowanie administracyjne w sprawie o nałożenie kary, a przy poborze przez organy celne na wyodrębnionym rachunku naczelnika urzędu skarbowego określonego w przepisach odrębnych (art. 94 ust. 4 pkt 2 i ust. 6).

Dla kaucji za SENT ten urząd jest wskazany imiennie. Rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów z 12 kwietnia 2017 r. wyznacza jeden urząd na całą Polskę: Urząd Skarbowy w Nowym Targu (§ 1). Kaucja pobrana w Dorohusku czeka więc na rachunku w Nowym Targu.

Słowo „nieoprocentowany" nie jest ozdobą. Przez osiemnaście miesięcy postępowania i sądu nikt nie dopłaci przewoźnikowi ani złotówki za to, że państwo trzymało jego środki obrotowe. Kaucja za zamknięcia urzędowe pobrana w gotówce idzie na rachunek urzędu w ciągu 3 dni roboczych od dnia pobrania (art. 15 ust. 8 ustawy SENT); dla kaucji za RMPD ustawa takiego terminu nie wyznacza.

W jakiej formie pobiera się kaucję

Forma decyduje o tym, ile godzin stoi ładunek. Gotówkę przyjmuje się zawsze, za pokwitowaniem na druku ścisłego zarachowania (art. 94 ust. 4 pkt 1 ustawy o transporcie drogowym, art. 15 ust. 5 ustawy SENT), i pojazd rusza od razu. Kartę płatniczą przyjmują wyłącznie inspektorzy Inspekcji Transportu Drogowego, jeśli mają terminal, a koszty autoryzacji transakcji i przekazu środków przewoźnik ponosi bezzwrotnie, czyli nie wracają nawet przy umorzeniu (art. 94 ust. 5). Przelew znaczy postój do chwili wpływu środków, od kilku godzin do kilku dni, a koszty przelewu też obciążają przewoźnika.

Pokwitowanie jest jedynym dowodem wpłaty i bez niego nie ma zwrotu. Protokół kontroli jest drugim dokumentem, który trzeba mieć, bo z kwalifikacji naruszenia wynika organ, termin odwołania i przepisy do przywołania.

Do którego organu trafia sprawa

Organ wynika z tego, kto przeprowadził kontrolę, a nie z rodzaju dokumentu. Karę nakłada organ właściwy ze względu na miejsce kontroli, którego pracownicy lub funkcjonariusze stwierdzili naruszenie (art. 93 ust. 1 ustawy o transporcie drogowym). Na drodze jest to wojewódzki inspektor transportu drogowego, a odwołanie idzie do Głównego Inspektora Transportu Drogowego.

Na granicy i w oddziałach celnych naruszenie stwierdza Służba Celno-Skarbowa, więc decyzję wydaje naczelnik urzędu celno-skarbowego, a odwołanie rozpoznaje dyrektor izby administracji skarbowej. W trzech sprawach ukraińskich przewoźników, które trafiły do sądów w 2026 roku, decyzje wydawali naczelnicy w Przemyślu i Białej Podlaskiej, a drugą instancją byli dyrektorzy izb w Rzeszowie i Lublinie. Żadnego WITD w tych sprawach nie było.

Wniosek o zwrot kaucji wysłany do niewłaściwego organu nie wstrzymuje żadnego terminu, dlatego nazwę organu i znak sprawy wypisuje się z protokołu kontroli na miejscu.

Co złożyć, żeby pieniądze wróciły

Zwrot nie dzieje się sam, bo organ nie zna rachunku. Dane rachunku składa się pisemnie, razem z wyjaśnieniami, nie po decyzji.

1. 1Podajcie pełną nazwę i adres banku, numer rachunku w formacie IBAN oraz kod SWIFT lub BIC. Przy przelewie poza Polskę każdy bank wymaga tego minimum.
2. 2Dołączcie kopię pokwitowania kaucji i znak protokołu kontroli.
3. 3Zaznaczcie, że rachunek należy do podmiotu, który kaucję wpłacił, bo ustawa zwraca ją właśnie na ten rachunek (art. 94 ust. 7 pkt 2).
4. 4Zgłoście zmianę rachunku, jeśli zmienił się po wpłacie kaucji. Przelew na zamknięty rachunek wraca do organu i cykl zaczyna się od nowa.

Przy kaucji pobranej w gotówce za zamknięcia urzędowe ustawa dopuszcza rachunek przewoźnika albo rachunek wskazany przez kierującego (art. 15 ust. 9 pkt 1 ustawy SENT). Przy kaucji pobranej kartą środki wracają na rachunek właściwy dla tego instrumentu i wyboru nie ma.

W jakich terminach wraca kaucja

Termin jest jeden i wynosi 7 dni. Liczy się od doręczenia decyzji o uchyleniu albo stwierdzeniu nieważności decyzji o karze, albo od doręczenia orzeczenia sądu administracyjnego o takim uchyleniu (art. 94 ust. 7 pkt 2). Ten sam termin i tryb obowiązują dla różnicy, gdy nałożona kara okaże się niższa od pobranej kaucji (ust. 8).

Gdy sprawa idzie przeciw przewoźnikowi, ta sama kaucja rusza w drugą stronę. Decyzja ostateczna podlega wykonaniu po upływie 30 dni od doręczenia (art. 93 ust. 2), karę uiszcza się w ciągu 14 dni od dnia, w którym decyzja stała się wykonalna (art. 94 ust. 2), a kaucję przekazuje się na rachunek kary w ciągu 7 dni od tego samego dnia (ust. 7 pkt 1).

Jest w tym jeden bezpiecznik, o którym mało kto pisze. Organ, który wydał decyzję ostateczną, z urzędu wstrzymuje jej wykonanie, gdy strona wniesie skargę do sądu administracyjnego (art. 93 ust. 2). Skarga złożona w terminie trzyma więc kaucję na rachunku organu, zamiast pozwolić jej wejść do budżetu.

Przy kaucji za zamknięcia urzędowe termin też wynosi 7 dni, ale liczy się od dnia usunięcia zamknięć (art. 15 ust. 9 ustawy SENT). Zwłoka ma tu cenę: jeśli przewoźnik nie przedstawi pojazdu do usunięcia zamknięć w ciągu 30 dni od daty kontroli, kaucja nie podlega zwrotowi w ogóle i stanowi dochód budżetu państwa (ust. 10).

Ile to trwa w rzeczywistości

Ustawowe 7 dni dotyczą ostatniego kroku, nie całej drogi. Rzeczywisty czas pokazują wyroki.

Rzeszów, 4 sierpnia 2026. Kontrola 21 stycznia 2025 roku, dwie przestawione cyfry w numerze przyczepy. Postępowanie wszczęte 17 czerwca, decyzja 31 lipca, druga instancja 26 września 2025 roku, wyrok oddalający 4 sierpnia 2026 roku. Osiemnaście miesięcy, kaucja zaliczona na poczet kary.

Lublin, 12 lutego 2026. Kontrola w Hrebennem 15 lutego 2025 roku, jeden znak w numerze naczepy, kaucja 12 000 zł na podstawie art. 94 ust. 3. Decyzja 17 lipca, druga instancja 30 września 2025 roku, wyrok 12 lutego 2026 roku. Dwanaście miesięcy.

Lublin, 2 czerwca 2026. Kontrola w Dołhobyczowie 11 maja 2025 roku o 06:55, w zgłoszeniu wskazane inne przejście graniczne. Przewoźnik zaktualizował dane o 07:23, czyli po 28 minutach, ale już po rozpoczęciu kontroli. Kara 12 000 zł, skarga oddalona po trzynastu miesiącach.

Sprawy SENT trwają dłużej. W sprawie o niezgodną masę brutto towaru z pozycji CN 2710 decyzja padła 29 września 2020 roku i zaliczyła na poczet kary 20 000 zł z pobranej kaucji, a Naczelny Sąd Administracyjny oddalił skargę kasacyjną 5 lutego 2026 roku. Pięć lat i cztery miesiące. W innej sprawie kontrola była 24 stycznia 2020 roku, a NSA 11 grudnia 2025 roku uchylił wyrok pierwszej instancji i przekazał sprawę do ponownego rozpoznania. Prawie sześć lat od kontroli, a sprawa nadal się toczy.

Czy da się wygrać i odzyskać kaucję

Wygrać się da, ale jedyne realne drzwi są wąskie. Ustawa o transporcie drogowym zna jedną przesłankę umorzenia: przewoźnik nie miał wpływu na naruszenie, a naruszenie nastąpiło wskutek zdarzeń, których nie mógł przewidzieć (art. 92c ust. 1 pkt 1). Sądy czytają ten przepis dosłownie.

Błąd pracownika pod ten przepis nie podpada. Sąd w Rzeszowie ujął to wprost: pracownik działał w ramach organizacji przedsiębiorstwa, więc jego pomyłka nie jest okolicznością zewnętrzną, niezależną od przewoźnika. Brak umyślności nie jest brakiem wpływu, a odpowiedzialność z art. 92a ust. 1 ma charakter obiektywny. Podpadają inne zdarzenia: zerwana łączność, awaria rejestru, lokalizator zepsuty przez operatora, i każde trzeba udowodnić dokumentami osób trzecich. Jak wygląda takie dowodzenie przed sądem, pokazuje sprawa o przerwę w sygnale GPS, w której sąd uchylił decyzję właśnie dlatego, że organ nie zbadał przyczyny przerwy.

Drugie drzwi są na razie zamknięte i to najważniejsza nowina tego tekstu. Przewoźnicy masowo powołują się na art. 189f § 1 k.p.a., który pozwala odstąpić od kary przy znikomej wadze naruszenia. Organy i sądy odpowiadają, że działu IVa k.p.a. nie stosuje się, bo art. 92c ustawy o transporcie drogowym jest przepisem odrębnym w rozumieniu art. 189a § 2 pkt 2 k.p.a. Ale 14 lipca 2026 roku Naczelny Sąd Administracyjny przedstawił dokładnie to pytanie składowi siedmiu sędziów (postanowienie II GSK 255/26). Na 12 października 2026 roku uchwały w CBOSA nie ma. Wniosek praktyczny: zarzut z art. 189f stawia się w odwołaniu i tak, bo bez niego w aktach nie da się skorzystać z uchwały, jeśli wypadnie po stronie przewoźników.

Trzecia rzecz warta wiedzy: organy czasem umarzają postępowanie i zwracają kaucję. W sprawie lubelskiej przewoźnik powołał się na sprawę tego samego organu, w której przy tożsamych okolicznościach kary nie nałożono, a kaucję zwrócono. Sąd tego nie uwzględnił, bo strona nie przedstawiła tej decyzji. Jeśli słyszycie o takim przypadku, proście o znak i kopię rozstrzygnięcia.

Ile kosztuje brak kaucji

Brak kaucji nie uchyla kary, tylko dokłada kosztów, i to kosztów liczonych od każdej doby.

Stawki ogłasza minister finansów co roku w Monitorze Polskim; na 2026 rok obwieszczeniem z 1 sierpnia 2025 roku. Tydzień postoju zwykłego zestawu to 1 946 plus 1 505 zł, a kaucję i tak trzeba wpłacić, bo zwrot pojazdu z parkingu następuje po jej przekazaniu (art. 95 ust. 3 pkt 1). Jeśli pojazd nie zostanie odebrany w ciągu 30 dni od nałożenia kary, stosuje się przepisy o egzekucji należności pieniężnych z ruchomości (art. 95 ust. 4).

Jest jeszcze pułapka, o której wie niewiele osób. W międzynarodowym przewozie drogowym rzeczy zwrot pojazdu z wyznaczonego miejsca nie może nastąpić przed dopełnieniem przez przewoźnika obowiązku zgłoszenia i uzyskaniem numeru referencyjnego, a także przed przedstawieniem wymaganego zezwolenia, o ile jest wymagane (art. 18 ust. 2 ustawy SENT, w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2025 r.). Sama wpłata kaucji pojazdu nie uwalnia, jeśli zgłoszenia nadal nie ma.

Czym kaucja za SENT różni się od kaucji za RMPD

Dwie ustawy, dwa mechanizmy, a pomyłka jest kosztowna.

Najboleśniejszy jest wiersz o odstąpieniu od kary. W SENT organ może odstąpić z uwagi na ważny interes przewoźnika, w RMPD takiej możliwości nie ma wcale. Argument „mała firma, kwota nie do uniesienia" w sprawie RMPD nie działa, a w sprawie SENT przynajmniej podlega rozpoznaniu.

Co robić

1. 1Ustalcie w zleceniu, kto pokrywa koszt postoju po kontroli i skąd przewoźnik bierze kaucję w trasie.
2. 2Przekazujcie przewoźnikowi dane do zgłoszenia w takiej postaci, w jakiej stoją w CMR, bez przepisywania ze zlecenia.
3. 3Sprawdźcie, czy obowiązek zgłoszenia SENT leży na Was, bo wtedy za opłaty za przechowywanie odpowiadacie solidarnie.
4. 4Żądajcie od przewoźnika kopii pokwitowania kaucji i protokołu kontroli, jeśli stoi Wasz ładunek. Bez nich nie da się rozmawiać o terminach.
5. 5Pilnujcie 14 dni na odwołanie i 30 dni na skargę do sądu, bo skarga wstrzymuje wykonanie decyzji.
6. 6Liczcie postój od pierwszej doby. Dalsza zwłoka nie zmniejsza kaucji, tylko dokłada opłaty.

Czego nie robić

• ✗Nie odradzajcie przewoźnikowi wpłaty kaucji. Parking kosztuje więcej, zatrzymuje Wasz towar, a decyzja o karze i tak zapadnie.
• ✗Nie zakładajcie, że „oczywista omyłka" załatwi sprawę. Ustawa nie różnicuje wagi niezgodności, a sądy to potwierdzają.
• ✗Nie czekajcie z numerem rachunku na decyzję. Siedem dni liczy się od jej doręczenia, nie od dnia, w którym ktoś poda IBAN.
• ✗Nie liczcie na odsetki. Rachunek jest nieoprocentowany z mocy ustawy.
• ✗Nie zostawiajcie kosztu postoju bez zapisu w zleceniu. Przy SENT odpowiedzialność za te opłaty jest solidarna.
• ✗Nie powołujcie się na cudzą decyzję bez jej kopii. Sąd nie bada tego, czego nie przedstawiono.

Gdzie jest miejsce na technologię

Kaucja ma jedną cechę, która odróżnia ją od pozostałych kosztów przewozu: pobiera się ją za rozbieżność między zgłoszeniem a dokumentami, a nie za złą jakość pracy. Numer przyczepy, państwo załadunku, przejście graniczne, planowana data zakończenia. W realnych sprawach z 2025 roku kaucje pobierano dokładnie za te pola, a wszystkie one stoją w CMR.

Dlatego Sigil przenosi dane ze zdjęcia CMR do zgłoszenia jeden do jednego i nigdy nie poprawia ich samodzielnie, a dyspozytor potwierdza każde pole przed wysłaniem. Potwierdzenie przez człowieka nie jest brakiem automatyzacji, tylko sensem ochrony: kara grozi za rozbieżność z CMR, więc dane mają dotrzeć do rejestru w takiej postaci, w jakiej są w liście przewozowym. Z pomiaru na produkcji mediana pełnego cyklu od zdjęcia CMR do numeru referencyjnego wyniosła 6,0 minuty przy 126 zgłoszeniach złożonych od 31 lipca do 19 września 2026 roku. Które pole CMR ląduje w którym polu formularza, pokazuje mapa pól CMR i RMPD, a cenę jednego błędu rozbiera tekst o karze za jedną pomyłkę.

Sigil obsługuje deklaracje RMPD. Zgłoszenie SENT składa nadawca albo odbiorca towaru, a zwrotu kaucji Sigil nie prowadzi.