Скільки зберігати RMPD і SENT після рейсу

11 травня 2025 року о 06:55 український зестав заїхав у Польщу через Долгобичів. Рейс закінчився, водій повернувся, вантаж доїхав, гроші за фрахт прийшли. 29 вересня, через чотири з половиною місяці, прийшов лист: начальник митно-податкового управління відкриває провадження про кару 12 000 zł, це близько 137 800 ₴ за курсом НБУ на 12.10.2026, за дані в зголошенні RMPD, які не відповідали дійсності. Рішення видали 18 грудня, другу інстанцію перевізник програв 9 лютого 2026 року, суд відхилив скаргу 2 червня.

Ця стаття про те, що держава пам'ятає про ваш рейс довше, ніж зберігає його в себе, і що з цього випливає для перевізника.

Коротко: реєстр тримає зголошення SENT п'ять років, а зголошення RMPD лише два роки від кінця календарного року подання · дані геолокації зникають ще раніше, максимум через 12 місяців від закінчення перевезення · накласти кару за SENT можна протягом п'яти років від дня порушення, і стільки ж за RMPD · виходить проміжок від двох до трьох років, коли кару накласти ще можна, а копії вашого зголошення в реєстрі вже немає · у законі про автомобільний транспорт слова «давність» немає взагалі, п'ять років беруться з Кодексу адміністративного провадження, і саме це зараз перевіряє склад семи суддів · у трьох справах українських перевізників лист про відкриття провадження приходив через чотири з половиною до шести місяців після контролю · доказ правильного оформлення після цього строку є лише в того, хто зберіг його сам.

Зберігати потрібно щонайменше п'ять років від дня рейсу, бо стільки часу орган має на те, щоб накласти кару. Реєстр стільки не тримає: зголошення RMPD він видаляє через два роки, а дані локатора через дванадцять місяців. Після цих строків єдиний повний комплект доказів того, що зголошення було подане і подане правильно, лежить у перевізника. Скільки загрожує за конкретне порушення, рахує калькулятор кар SENT і RMPD.

Скільки держава тримає ваше зголошення

Строки зберігання записані в одному пункті закону SENT, і для RMPD там стоїть окремий, коротший строк.

Два роки для RMPD з'явилися не одразу. Цей строк увела стаття 43 пункт 1 закону про відрядження водіїв (Dz.U. 2023 poz. 1523), і діє він з 1 січня 2025 року. До того реєстр тримав усе п'ять років.

Виняток для геолокації один. Якщо до закінчення дванадцяти місяців почалося адміністративне провадження, у якому ці дані потрібні, їх зберігають до остаточного завершення справи. Тобто дані залишають тоді, коли вони потрібні органу, а не тоді, коли вони потрібні вам.

Скільки часу має орган, щоб накласти кару

Для SENT строк записаний прямо. Кару не можна накласти, якщо від дня невиконання обов'язку минуло п'ять років (art. 28 ust. 1 закону SENT). Обов'язок сплатити вже накладену кару давниться окремо, теж за п'ять років, рахуючи від кінця року, у якому минув строк сплати (ust. 2).

Для RMPD такого правила в законі про автомобільний транспорт немає взагалі. Слово «давність» у цьому законі не трапляється жодного разу. П'ятирічний строк береться з Кодексу адміністративного провадження: кару не можна накласти, якщо минуло п'ять років від дня порушення права або настання його наслідків (art. 189g § 1 Кодексу), і ще п'ять років діє на виконання рішення (§ 3).

І тут починається те, про що варто знати заздалегідь. Розділ Кодексу про адміністративні кари не застосовується там, де окремі норми самі регулюють ці питання (art. 189a § 2 Кодексу). Органи і суди вважають, що art. 92c закону про транспорт є саме такою окремою нормою. 14 липня 2026 року Найвищий адміністративний суд передав складові семи суддів питання, чи ця норма виключає застосування цілого розділу (постанова II GSK 255/26). Станом на 12 жовтня 2026 року ухвали в базі CBOSA немає. Якщо відповідь буде «виключає в цілому», у кар за RMPD не залишиться строку давності взагалі. Це не прогноз, це відкрите питання, і саме тому документи варто тримати довше, ніж здається розумним.

Чому зголошення зникає раніше, ніж минає право на кару

Складіть дві попередні таблиці і вийде проміжок, якого ніхто не планував.

Зголошення RMPD, подане у травні 2025 року, реєстр видалить після 31 грудня 2027 року. Кару за порушення, вчинене в травні 2025 року, можна накласти до травня 2030 року. Між цими датами лежать два роки і п'ять місяців, у які провадження ще можливе, а власної копії вашого зголошення в держави вже немає. Розрив залежить від місяця подання і коливається від двох до трьох років, бо строк реєстру рахується від кінця року, а строк на кару від дня порушення.

З геолокацією розрив ще більший. Дані локатора стираються через дванадцять місяців від закінчення перевезення, якщо провадження не почалося раніше. Тобто доказ, здатний вас виправдати, зникає першим, а право покарати залишається ще чотири роки.

Для SENT такого перекосу немає. П'ять років зберігання проти п'яти років на кару, строки сходяться.

Коли насправді приходить лист

Проміжок між рейсом і першим листом не теоретичний. Три справи українських перевізників, які дійшли до судів у 2026 році, показують той самий порядок величин.

Від контролю до вироку першої інстанції минало від дванадцяти до дев'ятнадцяти місяців. У справах за SENT буває довше. В одній з них кару 20 000 zł, близько 229 600 ₴, наклали 29 вересня 2020 року, а Найвищий адміністративний суд відхилив касаційну скаргу аж 5 лютого 2026 року.

Рішення може прийти і значно пізніше. У справі польського отримувача контроль відбувся 26 липня 2023 року о 01:50. У зголошенні SENT стояло 11 650 кг живої птиці, а в документі CMR 7 170 кг. Кару 20 000 zł наклали 19 серпня 2024 року, через тринадцять місяців після контролю. Суд у Кракові рішення скасував, а 14 липня 2026 року Найвищий адміністративний суд відхилив касаційну скаргу органу. Від контролю до остаточного вироку минуло три роки.

Практичний висновок простий. Водій, який віз цей рейс, за п'ять місяців може вже не працювати у фірмі. Телефон з фотографіями буває загублений, а листування в месенджері стерте. Документи потрібні саме тоді, коли рейс уже ніхто не пам'ятає.

Виклик показати авто в кінці рейсу

Інколи реєстр сам вимагає показати авто. Якщо аналіз даних у реєстрі покаже, що перевезення пов'язане з підвищеним ризиком, відправник, отримувач або перевізник дістають виклик показати транспортний засіб. Такий виклик приходить разом з референсним номером або з підтвердженням актуалізації даних (art. 12a ust. 1 закону SENT), а відправник і отримувач зобов'язані передати його зміст перевізникові (ust. 2).

Показати авто треба в день закінчення перевезення, у місці доставки товару або в найближчому митному відділенні, а про плановану доставку перевізник повідомляє орган телефоном (ust. 3 і 5). За невиконання цього обов'язку на перевізника накладають 20 000 zł (art. 22 ust. 1 pkt 3).

Сам обов'язок виконується в кінці рейсу, а відповідальність за його невиконання живе роками. Німецький перевізник подав зголошення 30 травня 2023 року на 15 500 кг відходів під кодом 200110, транзитом з Німеччини до Литви. Авто на виклик не показав і геолокації на всій трасі не забезпечив. Рішення на 20 000 zł і 10 000 zł вийшло 30 січня 2024 року, через вісім місяців після зголошення. Суд у Білостоці відхилив скаргу 20 листопада 2024 року, а Найвищий адміністративний суд відхилив касаційну скаргу 9 липня 2025 року. Двадцять п'ять місяців від зголошення до остаточного рішення.

Хто може дивитися на ваші дані в реєстрі

Реєстр веде Шеф Національної податкової адміністрації, він же є адміністратором даних (art. 4 ust. 3 закону SENT). Перелік тих, хто має доступ, у законі закритий і довгий (art. 12).

Дані для контролю перевезення беруть функціонери Митно-податкової служби, поліція, прикордонна служба й інспекція транспорту. Працівники податкової адміністрації користуються ними також у податкових провадженнях і контролях. Шеф адміністрації може безоплатно надати дані поліції, інспекції транспорту, прикордонній службі, Міністру оборони, Управлінню регулювання енергетики, Агенції стратегічних резервів і міністру транспорту, а на запит також спецслужбам. Окремо названі суд і прокурор у зв'язку з провадженням, що триває (ust. 3a).

Для перевізника з цього випливає одне. Ваше зголошення читає не один орган, а багато, і протягом усього строку зберігання. Запит від будь-якого з них може стати початком провадження через рік після рейсу.

Що саме треба зберігати

Зберігати треба те, що доводить дві речі: що зголошення було подане вчасно і що дані в ньому відповідали документам перевезення.

1. 1Референсний номер зголошення разом з датою і годиною його отримання.
2. 2Підтвердження RMPD_110, у якому стоїть офіційний номер RMPD і ключ перевізника. Це документ, яким реєстр підтвердив реєстрацію, і саме він показує, які дані орган прийняв.
3. 3CMR, на підставі якого заповнювалося зголошення. Кара загрожує за розбіжність між зголошенням і документами, тому без CMR немає чим показати, що розбіжності не було.
4. 4Актуалізації зголошення з датами, якщо щось змінювалося в дорозі.
5. 5Протокол контролю і квитанцію кауції, якщо вас зупиняли. Як повертати ці гроші, розібрано в статті про кауцію за RMPD і SENT.
6. 6Докази роботи локатора, якщо рейс ішов під GPS: скріншоти застосунку, історію позицій, листування з оператором. Реєстр їх через рік не матиме.

Строк зберігання беріть п'ять років від дня рейсу, а не два. Два роки це строк реєстру, а не ваш.

Де лежить доказ, якщо зголошення подавав посередник

Моделей дві, і вони по-різному відповідають на питання «де мій документ».

У першій сервіс подає зголошення своїм обліковим записом на PUESC. Тоді ваші дані це лише вміст зголошення, а в профілі PUESC вашої фірми воно не з'являється взагалі. Підтвердження приходить сервісу, а ви отримуєте його від сервісу. У другій моделі зголошення подається вашим логіном, і тоді воно видно у вашому профілі на порталі так само, як подане вручну.

Різниця стає видимою через рік, а не в день подання. Якщо посередник закрився, змінив умови або просто перестав відповідати, у першій моделі ви залишаєтесь без того, що потрібно показати органу. У другій ви маєте власний доступ до порталу, і цей доступ не залежить від чужої фірми.

Друга модель теж має ціну, і про неї варто думати тверезо. Логін і пароль відкривають усе, що ваш обліковий запис уміє на порталі, а не лише RMPD. Питайте, як пароль зберігається і хто в сервісі має до нього доступ.

Що робити

1. 1Збережіть референсний номер і підтвердження RMPD_110 одразу після реєстрації зголошення, не наприкінці рейсу.
2. 2Тримайте CMR і зголошення в одному місці, зв'язані номером рейсу. Доводити доведеться їхню відповідність одне одному.
3. 3Установіть строк зберігання п'ять років від дати рейсу, а не два роки й не «до кінця року».
4. 4Забирайте дані локатора щомісяця, якщо рейси йдуть під GPS. Через дванадцять місяців реєстр їх не віддасть.
5. 5Перевірте, чиїм обліковим записом подаються ваші зголошення і чи бачите ви їх у власному профілі PUESC.
6. 6Зберігайте протокол контролю і квитанцію кауції окремо від решти, бо від них залежить строк оскарження.
7. 7Призначте людину, яка приймає пошту з польських органів. Лист приходить через місяці, а строк на відкликання йде від вручення, не від прочитання.

Чого не робити

• ✗Не рівняйте свій строк зберігання на строк реєстру. Реєстр тримає RMPD два роки, а кару накладають до п'яти.
• ✗Не покладайтеся на те, що держава «має це в себе». Після двох років не має, а доводити правильне оформлення все одно доведеться вам.
• ✗Не залишайте докази GPS на потім. Вони зникають першими, через дванадцять місяців.
• ✗Не тримайте єдину копію в телефоні водія. Через п'ять місяців це може бути чужий телефон.
• ✗Не віддавайте логін PUESC без відповіді на питання, як він зберігається і хто має до нього доступ.
• ✗Не ігноруйте лист про відкриття провадження. Пояснення подають до рішення, а не після нього.

Де тут місце для технології

Sigil подає зголошення обліковим записом самого перевізника. Кожна фірма вписує свої логін і пароль до PUESC, вони шифруються в спокої, і кожне звернення до порталу йде під ними. Спільного облікового запису посередника в системі немає взагалі. Через це зголошення видно у вашому профілі на PUESC, а декларантом залишається перевізник.

Після реєстрації зголошення система тримає разом комплект, якого реєстр через два роки мати не буде: надісланий XML і відповідь порталу, підтвердження RMPD_110 з офіційним номером і ключем перевізника, скан CMR, з якого бралися дані, історію змін декларації і записи позицій GPS. Політика приватності зобов'язує нас зберігати скани CMR, дані декларацій і слід звернень до PUESC десять років, тобто вдвічі довше за строк, у який орган може накласти кару.

З кожної декларації можна завантажити чотири речі: XML зголошення, PDF зареєстрованої декларації з номером RMPD, PDF історії GPS і скан CMR. PDF історії GPS малюється з наших власних записів позицій, тому його можна отримати й тоді, коли реєстр свої дані вже видалив. Масового експорту всієї історії одним файлом у системі немає, завантаження йде по одній декларації.

Якщо зголошення подавалися раніше й іншим способом, історію можна підтягнути з PUESC за останні 365 днів. Разом з деклараціями приходять тягачі, напівпричепи, номери локаторів, відправники, отримувачі й місця. Розбіжності з тим, що у вас уже є, система показує, а не перезаписує. Старше за рік таким чином не підтягнути, тому чекати з підключенням немає сенсу. Чому реєстр інколи відмовляє в реєстрації зголошення, розібрано в статті про коди відмов PUESC, а ціну однієї помилки в полі показує текст про штраф за одну помилку.

Sigil обслуговує декларації RMPD. Зголошення SENT подає відправник або отримувач товару.