Три способи подати RMPD і що кожен коштує

Перевізник отримав перший польський рейс і дізнався про обовʼязок зголошення за два дні до виїзду. Ця стаття про три способи подати RMPD і про те, чим вони різняться. Відкрив PUESC, побачив польський формуляр на тридцять полів і зупинився на простому питанні: чи реєструватися самому, чи попросити когось, хто це вже вміє. Від цього вибору залежить не лише швидкість, а й те, у кого залишаться документи і хто заплатить, якщо в одному полі буде помилка.

Коротко: сама послуга PUESC безкоштовна, платите за час або за чужу роботу, але не за зголошення · для формуляра RMPD достатньо базового обсягу повноважень, розширений не потрібен · особа, яка подає за фірму, мусить бути електронно звʼязана з нею як представник через формуляр WPE0001, а орган порівнює заяву з довіреністю · довіреність повіреного коштує 17 zł гербового збору від кожного відношення представництва, а коли довіритель не має осідку в Польщі, збір іде на рахунок Urzędu Miasta Stołecznego Warszawy · формулярів три: RMPD100 на реєстрацію, RMPD aktualizacja на зміну й анулювання, RMPD406 на перевірку чинності з останньою позицією GPS · замість формуляра зголошення можна надіслати як файл XML поштою на puesc@mf.gov.pl, вчитати на своєму обліковому записі або віддати через послугу сіткову · кара 12 000 zł завжди падає на перевізника, бо art. 28b ust. 1 u.t.d. називає саме його, і передавши заповнення, відповідальності ви не передаєте.

Подати зголошення можна трьома способами: самостійно через формуляр на PUESC, через представника, звʼязаного з вашою фірмою на порталі, або з власної системи файлом XML. Послуга порталу в усіх трьох безкоштовна, різниця в часі, у тому, де залишається архів, і в тому, хто помітить помилку до контролю. Відповідальність різниці не має взагалі.

Хто за законом подає зголошення

Зголошення подає закордонний перевізник, який виконує перевезення, і закон не передбачає, щоб цей обовʼязок хтось перебрав на себе. Art. 28b ust. 1 u.t.d. покладає його на закордонний суб'єкт, що виконує перевезення, а не на того, хто натискає кнопку. Тому вибір способу це питання організації роботи, не питання відповідальності.

Представництво закон визнає прямо, але наслідки залишає перевізникові. Art. 9 ust. 3 ustawy SENT каже, що надсилання, доповнення та актуалізація зголошення представником або повіреним тягнуть наслідки для представленого. Простими словами: чужі руки, ваша кара.

Водій у цьому ланцюжку має власний обовʼязок, і він не залежить від обраного способу. Art. 28c ust. 1 u.t.d. вимагає передати водієві номер референційний перед початком перевезення, а ust. 2 зобовʼязує водія відмовитися рушати, якщо номера він не отримав.

Спосіб перший, самостійно через формуляр PUESC

Самостійне подання вимагає облікового запису на PUESC з базовим обсягом повноважень, і це все. Сторінка послуги на puesc.gov.pl у кроці підготовчому каже вибрати саме podstawowy zakres uprawnień, додаючи, що формуляр можна подати і з розширеним. Розширені повноваження для RMPD не потрібні, і це найчастіше зайва витрата часу на початку. Який саме обліковий запис що відкриває, розібрано в матеріалі про типи облікових записів PUESC.

Формулярів у послузі три, і кожен має свою роботу. RMPD100 реєструє зголошення і дає номер референційний. RMPD aktualizacja доповнює, змінює, анулює зголошення і показує його статус. RMPD406 перевіряє чинність зголошення разом з останньою позицією GPS.

Підтвердження з номером приходить трьома шляхами одночасно: на екран, у закладку Mój pulpit | Dokumenty на вашому обліковому записі та на електронну пошту, але останнє лише тоді, коли ви вписали адресу у формулярі. Поле адреси в формулярі не обовʼязкове, і саме через це перевізники інколи залишаються без копії в пошті.

Ціна цього способу це час і мова. Формуляр заповнюється латиницею з польськими літерами, бо кирилиця дає відмову, а дані беруться з накладної CMR один в один. Скільки реально займає один цикл і де він затягується, розписано в матеріалі про час оформлення зголошення.

Спосіб другий, через представника на порталі

Представник мусить бути електронно звʼязаний з вашою фірмою, і без цього звʼязку портал його не впустить. Сторінка про повноваження на puesc.gov.pl каже прямо: особа, яка представлятиме фірму, мусить бути з цією фірмою електронно звʼязана як її представник, а портал читає повноваження і так перевіряє, чи має справу з особою належно вповноваженою. Звʼязок встановлюється заявою на формулярі WPE0001 Rejestracja aktualizacja reprezentacji firmy.

Орган повноваження перевіряє, а не приймає на слово. Він порівнює заяву про реєстрацію представництва з текстом поданої довіреності, і з тексту довіреності мусить випливати обсяг ваших повноважень. Оригінал довіреності подається до Wydziału Centralna Rejestracja в Izbie Administracji Skarbowej w Poznaniu, разом з доказом сплати гербового збору.

Збір є, і для українського перевізника має свою особливість. Довіреність повіреного обкладається гербовим збором 17 zł від кожного відношення представництва, тобто приблизно 196 грн за курсом НБУ 11,52 ₴/zł на 14.10.2026 (ustawa o opłacie skarbowej, załącznik, część IV). Коли довіритель не має осідку на території Польщі, а саме так виглядає українська фірма, збір платиться на рахунок Urzędu Miasta Stołecznego Warszawy, не місцевого органу.

Ціна цього способу це залежність. Зголошення подає чужа особа своїм логіном, доступу до цього облікового запису ви не маєте, і підтвердження приходить туди, звідки зголошення пішло. Варто домовитися заздалегідь, у якому вигляді ви отримуєте номер референційний і підтвердження, бо саме їх вимагає водій перед виїздом.

Спосіб третій, з власної системи файлом XML

Зголошення не мусить проходити через формуляр узагалі, і про це сторінка послуги каже в окремому розділі. Зголошення, його доповнення або актуалізацію можна надіслати документом електронним у форматі XML. Готовий файл передається трьома шляхами: як додаток до листа на адресу puesc@mf.gov.pl, через вчитання файлу на своєму обліковому записі PUESC або прямим обміном повідомленнями між вашою системою і порталом, тобто послугою сітковою.

Перші два шляхи не вимагають жодної розробки. Файл XML можна зібрати один раз як шаблон і надсилати поштою або вчитувати на обліковому записі, і обидва варіанти залишають зголошення на вашому обліковому записі. Специфікація документа лежить на сторінці послуг сіткових, у розділі System SENT.

Третій шлях вимагає роботи програміста, і платить за себе тільки при потоці рейсів. Натомість дає те, чого не дають перші два: зголошення, статуси і відмови приходять у вашу систему автоматично, а архів збирається сам.

Скільки часу бере кожен спосіб

Час самостійного заповнення це єдина величина, яку варто виміряти перед вибором. За даними нашої платформи медіана повного циклу від фото накладної CMR до номера референційного становить 6,0 хвилини: 126 декларацій з автоматичним надсиланням, створених з 31 липня до 19 вересня 2026 року. Половина вкладається між 4,2 і 8,3 хвилини, кожна десята триває понад 14. Це наші дані, а не середнє по ринку.

Ручне заповнення формуляра на порталі займає більше, і причина не в кількості полів. Три поля в накладній CMR не стоять взагалі: код товару, номер дозволу або книжки EKMT і номер локатора. Зібрані до рейсу, вони перетворюють заповнення в перенесення, а не в пошук, а звідки береться сам номер дозволу, описано окремо.

Разовий рейс і потік рейсів дають різну відповідь. На один рейс у році формуляр на порталі дешевший за будь-яку інтеграцію. На кілька рейсів на тиждень час заповнення множиться, а разом з ним множиться шанс на одну помилку в одному полі.

Чим кожен спосіб закінчується при помилці

Кара за розходження даних падає на перевізника в усіх трьох способах однаково, 12 000 zł, тобто приблизно 138 000 грн за тим самим курсом (załącznik nr 3, lp. 3.2a до закону про транспорт). Свою суму по кількох порушеннях одразу порахує калькулятор кар SENT і RMPD. Різниця між способами не в розмірі кари, а в тому, як швидко ви дізнаєтеся про проблему.

При самостійному поданні відмову ви бачите одразу, на екрані, з кодом і назвою поля. Які коди приходять найчастіше і що кожен означає, зібрано в матеріалі з питаннями перевізників і кодами відмов. При поданні через представника відмова приходить на його обліковий запис, і ви дізнаєтеся про неї тоді, коли він вам скаже.

Третій наслідок стосується не грошей, а доказів. Через два роки від кінця року подання реєстр видаляє зголошення RMPD, а кару накласти можна протягом пʼяти років, тому копія зголошення на власному обліковому записі або у власній системі це єдиний доказ, який точно буде ваш.

Що робити

1. 1Заведіть власний обліковий запис на PUESC з базовим обсягом повноважень, навіть якщо подавати буде хтось інший.
2. 2Порахуйте свої рейси на місяць, бо на один рейс формуляр дешевший за інтеграцію, а на двадцять дорожчий.
3. 3Впишіть адресу електронної пошти у формулярі, бо без неї підтвердження з номером у пошту не прийде.
4. 4Домовтеся з представником, у якому вигляді і коли ви отримуєте номер референційний, підтвердження і текст відмови.
5. 5Сплатіть гербовий збір за довіреність на рахунок Urzędu Miasta Stołecznego Warszawy, якщо ваша фірма не має осідку в Польщі.
6. 6Зберігайте копію кожного зголошення у себе, бо реєстр видалить своє раніше, ніж мине строк на кару.
7. 7Передайте водієві номер референційний перед виїздом, незалежно від обраного способу.

Чого не робити

• ✗Не замовляйте розширених повноважень для RMPD. Для формуляра достатньо базового обсягу, а розширені беруть час на перевірку довіреності.
• ✓Заведіть обліковий запис з базовим обсягом і подавайте зголошення одразу.
• ✗Не вважайте, що передавши заповнення, ви передали відповідальність. Art. 9 ust. 3 ustawy SENT залишає наслідки представленому.
• ✓Перевіряйте дані зголошення перед надсиланням так само, як перевіряли б власний підпис.
• ✗Не покладайтеся на чужий архів. Пошта посередника це не доступ до реєстру, а посередник може закритися.
• ✓Тримайте власну копію зголошення, підтвердження і номера референційного по кожному рейсу.
• ✗Не платіть гербовий збір на рахунок місцевого органу, коли ваша фірма поза Польщею. Для такого довірителя рахунок інший.

Sigil обслуговує декларації RMPD. Зголошення SENT подає відправник або отримувач товару.