Trzy drogi złożenia RMPD i co każda kosztuje

Spedytor dostał nowego przewoźnika z Ukrainy i dwa dni na przygotowanie przewozu. Przewoźnik zapytał, czy złożenie RMPD może wziąć na siebie spedycja, bo formularz RMPD jest po polsku, a on portalu nie zna. Pytanie wygląda na organizacyjne, a rozstrzyga o tym, u kogo zostaną dokumenty i kto zapłaci, jeśli w jednym polu będzie błąd.

Krótko: sama usługa PUESC jest bezpłatna, płaci się za czas albo za czyjąś pracę, nigdy za zgłoszenie · do formularza RMPD wystarcza podstawowy zakres uprawnień, rozszerzony nie jest potrzebny · osoba składająca za firmę musi być z nią elektronicznie powiązana jako reprezentant, formularzem WPE0001, a organ porównuje wniosek z treścią pełnomocnictwa · pełnomocnictwo kosztuje 17 zł opłaty skarbowej od każdego stosunku pełnomocnictwa, a gdy mocodawca nie ma siedziby w Polsce, opłata idzie na konto Urzędu Miasta Stołecznego Warszawy · formularzy jest trzy: RMPD100 na rejestrację, RMPD aktualizacja na zmianę i anulowanie, RMPD406 na sprawdzenie ważności z ostatnią pozycją GPS · zamiast formularza zgłoszenie można przesłać jako plik XML pocztą na puesc@mf.gov.pl, wczytać je na koncie albo oddać usługą sieciową · kara 12 000 zł zawsze spada na przewoźnika, bo art. 28b ust. 1 u.t.d. wskazuje właśnie jego, i oddanie wypełniania nie oddaje odpowiedzialności.

Zgłoszenie da się złożyć trzema drogami: samodzielnie formularzem na PUESC, przez reprezentanta powiązanego z firmą na portalu, albo z własnego systemu plikiem XML. Usługa portalu jest we wszystkich trzech bezpłatna, a różnica siedzi w czasie, w tym, gdzie zostaje archiwum, i w tym, kto zauważy błąd przed kontrolą. Odpowiedzialność nie różni się wcale.

Kto z mocy ustawy składa zgłoszenie

Zgłoszenie składa zagraniczny przewoźnik wykonujący przewóz, a ustawa nie przewiduje, żeby ten obowiązek ktoś przejął na siebie. Art. 28b ust. 1 u.t.d. kładzie go na zagraniczny podmiot wykonujący przewóz, nie na tego, kto naciska przycisk. Wybór drogi jest więc kwestią organizacji pracy, nie kwestią odpowiedzialności.

Reprezentację ustawa uznaje wprost, ale skutki zostawia przewoźnikowi. Art. 9 ust. 3 ustawy SENT mówi, że przesłanie, uzupełnienie i aktualizacja zgłoszenia przez przedstawiciela ustawowego lub pełnomocnika pociągają za sobą skutki dla reprezentowanego. Prościej: cudze ręce, kara przewoźnika.

Kierowca ma w tym łańcuchu własny obowiązek i nie zależy on od wybranej drogi. Art. 28c ust. 1 u.t.d. wymaga przekazać kierującemu numer referencyjny przed rozpoczęciem przewozu, a ust. 2 zobowiązuje kierującego odmówić wyjazdu, jeżeli numeru nie otrzymał.

Droga pierwsza, samodzielnie formularzem PUESC

Samodzielne złożenie wymaga konta na PUESC z podstawowym zakresem uprawnień i niczego więcej. Strona usługi na puesc.gov.pl w kroku wstępnym każe wybrać właśnie podstawowy zakres uprawnień, dodając, że formularz można złożyć także z zakresem rozszerzonym. Uprawnienia rozszerzone do RMPD nie są potrzebne, a ich załatwianie to najczęściej zbędny czas na starcie. Które konto co otwiera, rozbiera materiał o typach kont PUESC.

Formularzy w usłudze jest trzy i każdy ma swoją robotę. RMPD100 rejestruje zgłoszenie i daje numer referencyjny. RMPD aktualizacja uzupełnia, zmienia, anuluje zgłoszenie i pokazuje jego status. RMPD406 sprawdza ważność zgłoszenia wraz z ostatnią pozycją GPS.

Potwierdzenie z numerem przychodzi trzema drogami naraz: na ekran, do zakładki Mój pulpit | Dokumenty na koncie składającego oraz pocztą elektroniczną, ale to ostatnie tylko wtedy, gdy adres został wpisany w formularzu. Pole adresu nie jest obowiązkowe i właśnie dlatego przewoźnicy czasem zostają bez kopii w mailu.

Cena tej drogi to czas i język. Formularz wypełnia się alfabetem łacińskim z polskimi literami, bo cyrylica daje odmowę, a dane bierze się z listu przewozowego CMR jeden do jednego. Ile realnie zajmuje jeden cykl i gdzie się przeciąga, rozpisuje materiał o czasie przygotowania zgłoszenia.

Droga druga, przez reprezentanta na portalu

Reprezentant musi być elektronicznie powiązany z firmą, bo bez tego powiązania portal go nie wpuści. Strona o uprawnieniach na puesc.gov.pl mówi wprost: osoba, która będzie reprezentować firmę, musi być z tą firmą elektronicznie powiązana jako jej reprezentant, a portal odczytuje uprawnienia i w ten sposób sprawdza, czy ma do czynienia z osobą odpowiednio umocowaną. Powiązanie powstaje wnioskiem na formularzu WPE0001 Rejestracja aktualizacja reprezentacji firmy.

Organ uprawnienia weryfikuje, a nie przyjmuje na słowo. Porównuje wniosek o rejestrację reprezentacji z treścią złożonego pełnomocnictwa, a z treści pełnomocnictwa musi wynikać zakres uprawnień. Oryginał dostarcza się do Wydziału Centralna Rejestracja w Izbie Administracji Skarbowej w Poznaniu, razem z dowodem uiszczenia opłaty skarbowej.

Opłata jest i dla przewoźnika spoza Polski ma swoją osobliwość. Pełnomocnictwo podlega opłacie skarbowej 17 zł od każdego stosunku pełnomocnictwa, czyli około 196 hrywien po kursie NBU 11,52 ₴/zł z 14.10.2026 (ustawa o opłacie skarbowej, załącznik, część IV). Gdy mocodawca nie ma siedziby na terytorium Polski, a tak wygląda firma ukraińska, opłatę wpłaca się na konto Urzędu Miasta Stołecznego Warszawy, nie organu miejscowego.

Cena tej drogi to zależność. Zgłoszenie idzie loginem innej osoby, dostępu do tego konta przewoźnik nie ma, a potwierdzenie trafia tam, skąd zgłoszenie poszło. Warto umówić się z góry, w jakiej postaci i kiedy przewoźnik dostaje numer referencyjny oraz potwierdzenie, bo tego właśnie żąda kierowca przed wyjazdem.

Droga trzecia, z własnego systemu plikiem XML

Zgłoszenie wcale nie musi przechodzić przez formularz i strona usługi mówi o tym w osobnej sekcji. Zgłoszenie, jego uzupełnienie albo aktualizację można przesłać dokumentem elektronicznym w formacie XML. Gotowy plik przekazuje się trzema drogami: jako załącznik do wiadomości na adres puesc@mf.gov.pl, przez wczytanie pliku na własnym koncie PUESC albo bezpośrednią wymianą komunikatów między systemem firmy a portalem, czyli usługą sieciową.

Pierwsze dwie drogi nie wymagają żadnego programowania. Plik XML da się złożyć raz jako wzór i wysyłać mailem albo wczytywać na koncie, a oba warianty zostawiają zgłoszenie na koncie przewoźnika. Specyfikacja dokumentu leży na stronie usług sieciowych, w sekcji System SENT.

Droga trzecia wymaga pracy programisty i spłaca się tylko przy strumieniu przewozów. W zamian daje to, czego pierwsze dwie nie dają: zgłoszenia, statusy i odmowy wpadają do systemu firmy automatycznie, a archiwum zbiera się samo.

Ile czasu zabiera każda droga

Czas samodzielnego wypełniania to jedyna wielkość, którą warto zmierzyć przed wyborem. Według danych naszej platformy mediana pełnego cyklu od zdjęcia listu przewozowego CMR do numeru referencyjnego wynosi 6,0 minuty: 126 deklaracji z automatyczną wysyłką, utworzonych od 31 lipca do 19 września 2026 roku. Połowa mieści się między 4,2 a 8,3 minuty, co dziesiąta trwa ponad 14. To dane przewoźników pracujących przez naszą platformę, nie średnia rynku.

Ręczne wypełnienie formularza na portalu zajmuje więcej, a przyczyna nie leży w liczbie pól. Trzech pól w liście przewozowym CMR nie ma wcale: kodu towaru, numeru zezwolenia albo karnetu EKMT i numeru lokalizatora. Zebrane przed przewozem zamieniają wypełnianie w przepisywanie, a nie w szukanie, a skąd bierze się sam numer zezwolenia, opisuje osobny tekst.

Przewóz jednorazowy i strumień przewozów dają inną odpowiedź. Na jeden przewóz w roku formularz na portalu jest tańszy od dowolnej integracji. Na kilka przewozów w tygodniu czas wypełniania się mnoży, a razem z nim mnoży się szansa na jeden błąd w jednym polu.

Czym każda droga kończy się przy błędzie

Kara za rozbieżność danych spada na przewoźnika we wszystkich trzech drogach jednakowo, 12 000 zł, czyli około 138 000 hrywien po tym samym kursie (załącznik nr 3, lp. 3.2a do ustawy o transporcie drogowym). Swoją sumę z kilku naruszeń od razu policzy kalkulator kar SENT i RMPD. Różnica między drogami nie leży w wysokości kary, a w tym, jak szybko wiadomo o problemie.

Przy złożeniu samodzielnym odmowę widać od razu, na ekranie, z kodem i nazwą pola. Jakie kody przychodzą najczęściej i co każdy znaczy, zbiera materiał z pytaniami przewoźników i kodami odmów. Przy złożeniu przez reprezentanta odmowa przychodzi na jego konto, a przewoźnik dowiaduje się wtedy, gdy reprezentant mu powie.

Trzeci skutek dotyczy nie pieniędzy, a dowodów. Po dwóch latach od końca roku złożenia rejestr usuwa zgłoszenie RMPD, a karę można nałożyć w ciągu pięciu lat, więc kopia zgłoszenia na własnym koncie albo we własnym systemie jest jedynym dowodem, który na pewno będzie przewoźnika.

Co robić

1. 1Założ własne konto na PUESC z podstawowym zakresem uprawnień, nawet jeżeli składać będzie ktoś inny.
2. 2Przelicz swoje przewozy na miesiąc, bo na jeden przewóz formularz jest tańszy od integracji, a na dwadzieścia droższy.
3. 3Wpisz adres poczty elektronicznej w formularzu, bo bez niego potwierdzenie z numerem nie przyjdzie mailem.
4. 4Umów się z reprezentantem, w jakiej postaci i kiedy dostajesz numer referencyjny, potwierdzenie oraz treść odmowy.
5. 5Wpłać opłatę skarbową od pełnomocnictwa na konto Urzędu Miasta Stołecznego Warszawy, jeżeli mocodawca nie ma siedziby w Polsce.
6. 6Trzymaj kopię każdego zgłoszenia u siebie, bo rejestr usunie swoją wcześniej, niż upłynie termin na karę.
7. 7Przekaż kierowcy numer referencyjny przed wyjazdem, niezależnie od wybranej drogi.

Czego nie robić

• ✗Nie zamawiaj uprawnień rozszerzonych do RMPD. Do formularza wystarcza zakres podstawowy, a rozszerzone zabierają czas na weryfikację pełnomocnictwa.
• ✓Założ konto z zakresem podstawowym i składaj zgłoszenia od razu.
• ✗Nie zakładaj, że oddanie wypełniania oddaje odpowiedzialność. Art. 9 ust. 3 ustawy SENT zostawia skutki reprezentowanemu.
• ✓Sprawdzaj dane zgłoszenia przed wysłaniem tak samo, jak sprawdza się własny podpis.
• ✗Nie polegaj na cudzym archiwum. Skrzynka pośrednika to nie dostęp do rejestru, a pośrednik może się zamknąć.
• ✓Trzymaj własną kopię zgłoszenia, potwierdzenia i numeru referencyjnego na każdy przewóz.
• ✗Nie wpłacaj opłaty skarbowej na konto organu miejscowego, gdy firma jest spoza Polski. Dla takiego mocodawcy konto jest inne.

Sigil obsługuje deklaracje RMPD. Zgłoszenie SENT składa nadawca albo odbiorca towaru.