Co zrobić z RMPD i SENT, gdy PUESC nie działa

Piątek, 14:40. Dyspozytor wgrywa CMR, klika „wyślij”, a PUESC zwraca błąd. Jeszcze raz, to samo. Ciężarówka w Dorohusku stoi załadowana, kierowca ma ruszyć o 15:00, a numeru referencyjnego nie ma. Dyspozytor pisze na czacie: „PUESC leży, co robimy, jedziemy czy czekamy?”

Ten tekst jest o tym, co ustawa uznaje za niedostępność rejestru, jak sprawdzić, czy to naprawdę awaria, a nie własny internet, i co zrobić z RMPD i SENT, kiedy system milczy: dokąd pisać, w jakim formacie, co jest dowodem i czy kierowca może ruszyć. Dla spedytora, który obsługuje przewoźnika spoza UE, to także instrukcja, co przekazać kierowcy zamiast numeru.

Krótko: niedostępność rejestru to awaria albo przerwa techniczna PUESC, nie brak internetu u zgłaszającego (FAQ PUESC 01.06) · sprawdzenie trwa minutę: komunikaty „Niedostępności” na PUESC i nasz monitor Status PUESC, który odpytuje usługę przed każdą wysyłką · RMPD w czasie awarii składa się dokumentem zastępującym w PDF, wypełnionym komputerowo znakami łacińskimi, na awaria.zezwolenia@gitd.gov.pl; autoresponder GITD jest dowodem (art. 28b ust. 7 ustawy o transporcie drogowym, § 2 rozporządzenia z 25.10.2024) · SENT w czasie awarii składa się dokumentem zastępującym na awaria.sent@mf.gov.pl z NIP i numerem dokumentu w tytule (§ 9 rozporządzenia w sprawie zgłoszeń) · bez numeru albo dokumentu zastępującego z potwierdzeniem kierowca ma obowiązek odmówić rozpoczęcia przewozu (art. 28c ust. 2, art. 10 ust. 1 ustawy SENT) · przerwa w danych z lokalizatora spowodowana niedostępnością rejestru nie jest karana (art. 22 ust. 2b ustawy SENT) · od 11.09.2026 do 22.09.2026 nasz monitor nie zanotował żadnej przerwy PUESC, więc „nie działa” najczęściej znaczy kolejkę, nie awarię.

Gdy PUESC nie działa, RMPD i SENT nie znikają: zamiast do rejestru składa się dokument zastępujący pocztą elektroniczną, RMPD do GITD, SENT do KAS. Automatyczna odpowiedź o przyjęciu wiadomości jest dokumentem na czas awarii, który kierowca wiezie razem z PDF. Bez numeru referencyjnego i bez takiego dokumentu z potwierdzeniem kierowca nie ma prawa ruszyć.

Co ustawa uznaje za niedostępność PUESC

Niedostępność rejestru to awaria albo przerwa techniczna samego rejestru, która uniemożliwia przesyłanie, uzupełnianie i aktualizowanie zgłoszeń oraz wysyłanie komunikatów zwrotnych. Tak definiuje ją PUESC w odpowiedzi na pytanie 01.06 i dodaje: brak dostępu do internetu albo brak umiejętności korzystania z niego niedostępnością rejestru nie jest. To ważna granica, bo procedurę zastępczą wolno stosować tylko wtedy, gdy nie działa PUESC, a nie wtedy, gdy nie działa Wi-Fi na parkingu.

Przerwy techniczne PUESC ogłasza z wyprzedzeniem w dziale „Aktualności”, grupa „Niedostępności”, z datą i godzinami, na przykład „21:00 do 23:00 system SENT i wszystkie jego usługi będą niedostępne”. Awaria bez zapowiedzi zdarza się rzadziej i to przy niej dyspozytor się gubi. Dla porządku: numer referencyjny jest ważny 10 dni od nadania (art. 11 ust. 1 ustawy SENT), więc zgłoszenie złożone dzień przed kursem przetrwa każdą przerwę.

Jak sprawdzić, czy PUESC naprawdę nie działa

Trzy kroki, dwie minuty. Pierwszy: „Aktualności” na PUESC i sprawdzenie, czy na tę godzinę nie ogłoszono przerwy. Drugi: nasz monitor Status PUESC. Przed każdą wysyłką Sigil odpytuje usługę SEAP na PUESC i zapisuje każdą wymianę; strona pokazuje czas ostatniego sprawdzenia, ostatnią potwierdzoną wymianę i przerwy z 90 dni. Od początku pomiaru 11.09.2026 do 22.09.2026 monitor nie zanotował żadnej przerwy. Trzeci: ponowna próba po 10 minutach. Według naszych obserwacji kolejka PUESC po południu pracuje wolniej i „nie działa” często znaczy „odpowiada po minucie, nie po 4 sekundach”.

Czy komunikat „błąd wewnętrzny”, który znika przy ponownej próbie, jest niedostępnością rejestru? Nie. Niedostępność to stan, w którym złożyć się nie da w ogóle, a nie jedna nieudana próba. Udokumentujcie próby zrzutami ekranu z godziną: jeśli trzeba będzie złożyć dokument zastępujący, te zrzuty wyjaśnią, dlaczego.

Co zrobić z RMPD, gdy rejestr nie działa

RMPD w czasie awarii składa się dokumentem zastępującym. Tak stanowi art. 28b ust. 7 ustawy o transporcie drogowym: zagraniczny podmiot przesyła do Głównego Inspektora Transportu Drogowego dokument zastępujący zgłoszenie z danymi zgłoszenia i uzyskuje od GITD potwierdzenie przyjęcia. Procedurę rozpisuje rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 25 października 2024 r. (Dz.U. 2024 poz. 1604) i jest krótka.

Formularz bierze się ze strony GITD gov.pl/web/gitd/sent, jest wersja edytowalna po polsku, angielsku i rosyjsku. Wypełnia się go komputerowo znakami łacińskimi (§ 2 ust. 5): odręcznego ani w cyrylicy GITD nie przyjmuje. Wysyła się w formacie PDF na awaria.zezwolenia@gitd.gov.pl. W tytule wiadomości stoi numer dokumentu z trzech części rozdzielonych „##”: data w formacie RRRR.MM.DD, kod kraju rejestracji i numer rejestracyjny pojazdu silnikowego, na przykład 2026.09.22##UA##AA1234BB (§ 2 ust. 1). Autoresponder GITD o przyjęciu jest potwierdzeniem; bez niego zgłoszenie nie jest złożone i wiadomość trzeba wysłać ponownie.

Czy kierowca może ruszyć, gdy dyspozytor wysłał PDF, a autoresponder jeszcze nie przyszedł? Nie. Przewoźnik ma obowiązek przekazać kierowcy numer referencyjny albo dokument zastępujący razem z potwierdzeniem przyjęcia, a bez nich kierowca ma obowiązek odmówić rozpoczęcia przewozu (art. 28c ust. 1 i 2). Autoresponder przychodzi zwykle w minuty; kierowca wiezie PDF i wiadomość z potwierdzeniem w telefonie. Aktualizacja zgłoszenia w czasie awarii też idzie wiadomością z tym samym numerem dokumentu i numerem referencyjnym w tytule (§ 2 ust. 4).

Co zrobić z SENT w czasie awarii

SENT ma własną procedurę na tej samej zasadzie. Podmiot wysyłający, odbierający albo przewoźnik, każdy w zakresie swoich danych, przesyła dokument zastępujący zgłoszenie na awaria.sent@mf.gov.pl (§ 9 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z 28.08.2019 w sprawie zgłoszeń, t.j. Dz.U. 2021 poz. 1345). W tytule stoją NIP i numer własny dokumentu rozdzielone „##”. Dokument można wysłać w PDF albo w XML zgodnym ze specyfikacją PUESC (§ 9 ust. 4); wzór jest załącznikiem do rozporządzenia. Organem przyjmującym jest Dyrektor Izby Administracji Skarbowej w Zielonej Górze (§ 11).

Podmiot wysyłający albo odbierający ma obowiązek przekazać przewoźnikowi dokument zastępujący i potwierdzenie jego przyjęcia (art. 9 ust. 6 ustawy SENT), a kierowca wiezie oba przez cały przewóz (FAQ 01.16). Bez numeru, dokumentu zastępującego i potwierdzenia przewoźnik ma obowiązek odmówić przyjęcia towaru do przewozu (art. 10 ust. 1). Uzupełnienie zgłoszenia przez przewoźnika w czasie awarii, czyli numer lokalizatora i dane pojazdu, też idzie wiadomością z numerem referencyjnym w tytule (§ 9 ust. 3).

Co z lokalizatorem i karami w czasie awarii

Lokalizator działa jak zwykle: awaria rejestru nie zwalnia z włączonego lokalizatora, ale zwalnia z kary za przerwę w danych. Ustawa mówi wprost: od kary 10 000 zł za przerwę w przekazywaniu geolokalizacji odstępuje się, jeśli przerwa wynikała z niedostępności rejestru (art. 22 ust. 2b ustawy SENT). PUESC w odpowiedzi 04.35 każe w takim razie stosować się do komunikatów na portalu. Dla przewoźnika znaczy to jedno: aplikacji e-TOLL PL ani OBU nie wyłączać, a zrzut komunikatu o niedostępności zachować.

Ile kosztuje kurs bez dokumentu zastępującego? Tyle, co kurs bez zgłoszenia: RMPD 12 000 zł, bo przewóz bez zgłoszenia uznaje się za wykonywany bez zezwolenia (załącznik nr 3 lp. 3.2a ustawy o transporcie drogowym); SENT 20 000 zł dla przewoźnika (art. 22 ust. 1 ustawy SENT). Awaria PUESC w decyzji o karze nie pojawia się, jeśli przewoźnik nie wykaże, że złożył dokument zastępujący i ma potwierdzenie.

Konta w czasie awarii nie da się założyć, bo formularz rejestracji stoi na tym samym portalu. Jak przejść go po powrocie PUESC, krok po kroku pokazuje tekst Rejestracja w PUESC dla przewoźnika spoza UE, krok po kroku.

Jak kierowca ma odróżnić awarię rejestru od niesprawności własnego lokalizatora i co robić w każdej z sześćdziesięciu minut, rozpisuje tekst Co ma zrobić kierowca, gdy GPS stracił sygnał w trasie.

Co robić

1. 1Sprawdźcie, czy to awaria: „Aktualności” na PUESC, monitor Status PUESC, ponowna próba po 10 minutach. Zróbcie zrzuty ekranu z godziną.
2. 2Dla RMPD pobierzcie formularz z gov.pl/web/gitd/sent, wypełnijcie komputerowo znakami łacińskimi, zapiszcie jako PDF.
3. 3Wyślijcie PDF na awaria.zezwolenia@gitd.gov.pl z tytułem data##kod kraju##numer rejestracyjny. Poczekajcie na autoresponder i zachowajcie go.
4. 4Dla SENT wyślijcie dokument zastępujący na awaria.sent@mf.gov.pl z NIP##numer dokumentu w tytule, w PDF albo XML.
5. 5Przekażcie kierowcy PDF i wiadomość z potwierdzeniem przed wyjazdem. Bez potwierdzenia kierowca nie rusza.
6. 6Lokalizator zostaje włączony. Przerwa danych z powodu awarii rejestru nie jest karana, ale tylko wtedy, gdy awaria była.
7. 7Po przywróceniu PUESC złóżcie zgłoszenie w rejestrze, jeśli przewóz jeszcze trwa, z tym, co stało w dokumencie zastępującym.

Czego nie robić

• ✗Nie nazywajcie awarią własnego internetu ani jednej nieudanej próby. Dokument zastępujący bez realnej niedostępności to zgłoszenie, którego nie było.
• ✗Nie wypuszczajcie kierowcy z samym PDF bez autorespondera. Potwierdzenie przyjęcia to połowa dokumentu (art. 28c ust. 2).
• ✗Nie wypełniajcie formularza odręcznie ani cyrylicą. GITD przyjmuje tylko PDF wypełniony komputerowo znakami łacińskimi (§ 2 ust. 5).
• ✗Nie wyłączajcie lokalizatora „bo i tak nie działa”. Zwolnienie z art. 22 ust. 2b dotyczy przerwy z powodu rejestru, nie z powodu kierowcy.
• ✗Nie czekajcie ze zgłoszeniem do dnia wyjazdu. Numer referencyjny jest ważny 10 dni, zgłoszenie dzień wcześniej zdejmuje problem awarii.

Gdzie jest tu miejsce dla technologii

Sigil przed każdą wysyłką RMPD odpytuje usługę SEAP na PUESC i zapisuje każdą wymianę; z tych zapisów powstaje strona Status PUESC. Jeśli PUESC nie odpowiada, deklarację można pobrać jako XML i złożyć ręcznie, a po powrocie łącza system sam sprawdza jej stan. Dane z CMR przechodzą do RMPD jeden do jednego, dyspozytor je potwierdza i nic nie wychodzi bez jego potwierdzenia. Jak wyglądają statusy deklaracji, także w czasie przerwy, opisuje pomoc Sprawdzanie statusów RMPD; gdy zgłoszenie zostaje odrzucone już po przywróceniu, kody rozbiera tekst Najczęstsze powody odrzucenia przez PUESC. Które konto PUESC jest potrzebne do składania, tłumaczy tekst Które konto PUESC jest potrzebne przewoźnikowi.

Dokumentu zastępującego do GITD Sigil nie wysyła: to wiadomość od przewoźnika, a potwierdzenie przychodzi do przewoźnika.

Sigil obsługuje deklaracje RMPD. Zgłoszenie SENT składa nadawca, odbiorca albo przewoźnik, a dokument zastępujący w czasie awarii wysyła sam zobowiązany.