Dokument zastępujący zgłoszenie RMPD, pole po polu

Piątek, PUESC nie odpowiada od czterdziestu minut. Dyspozytor znajduje na stronie GITD blankiet dokumentu zastępującego, otwiera go i widzi 46 pól podpisanych po polsku i po angielsku. Objaśnienia na czwartej stronie omawiają osiem z nich. Reszty trzeba się domyślić, a zestaw stoi załadowany i kierowca czeka.

Ten tekst rozbiera dokument zastępujący zgłoszenie RMPD pole po polu. Co wpisać w każdym, skąd wziąć dane, które pola zostają puste i w którym miejscu blankiet myli tego, kto wypełnia go pierwszy raz.

Krótko: blankiet to załącznik do rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 października 2024 r. (Dz.U. 2024 poz. 1604), wypełnialny PDF na 46 pól, leży na gov.pl/web/gitd/sent w trzech wersjach językowych · numer w polu 1A układacie sami według schematu RRRR.MM.DD##kod kraju rejestracji##numer rejestracyjny ciągnika, a data to dzień wysłania wiadomości, nie dzień przewozu (§ 2 ust. 1) · pola 20–29 opisują odcinek na terytorium RP, nie trasę z CMR (art. 28b ust. 3 pkt 4 i 5), i tu myli się najwięcej osób · pole 1B zostaje puste, jeśli to nowe zgłoszenie, a nie aktualizacja · wypełnia się wyłącznie znakami łacińskimi (§ 2 ust. 5) · pole 44 podpisuje ten, kto faktycznie wysyła wiadomość (§ 2 ust. 6) · po przywróceniu PUESC tego samego zgłoszenia nie składa się ponownie, bo dokument zastępujący jest już zgłoszeniem (§ 2 ust. 1).

Dokument zastępujący wypełnia się na urzędowym blankiecie z załącznika do rozporządzenia, komputerowo, znakami łacińskimi, i wysyła w formacie PDF na awaria.zezwolenia@gitd.gov.pl. Dane są te same co w zwykłym zgłoszeniu RMPD, czyli katalog z art. 28b ust. 3 i 4 ustawy o transporcie drogowym. Trudność nie leży w liczbie danych, tylko w tym, że jedna grupa pól znaczy co innego, niż wynika z podpisu.

Skąd wziąć blankiet dokumentu zastępującego

Blankiet leży na stronie GITD gov.pl/web/gitd/sent w wersji edytowalnej po polsku, angielsku i rosyjsku. To załącznik do rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 października 2024 r. (Dz.U. 2024 poz. 1604), a sam plik jest wypełnialnym PDF, więc pola klika się i wpisuje tekst wprost w nie.

Czy zamiast blankietu GITD można wysłać własny PDF z tymi samymi danymi? Nie. Rozporządzenie mówi, że dokument sporządza się na formularzu, którego wzór określa załącznik (§ 2 ust. 5 w związku z ust. 7). Tabela w Wordzie z tymi samymi wierszami to nie jest ten formularz.

Blankiet ma cztery strony. Pierwsza i czwarta to objaśnienia w trzech językach, same pola stoją na dwóch środkowych. Pól jest 46: dwa numery na początku, 1A i 1B, oraz czterdzieści cztery ponumerowane od 1 do 44.

Co wpisać w polach 1A i 1B

Pole 1A, numer dokumentu. Nikt go nie nadaje, układacie go sami z trzech części rozdzielonych znakami „##”: data w formacie RRRR.MM.DD, kod kraju rejestracji pojazdu i numer rejestracyjny pojazdu silnikowego. Dla ukraińskiego zestawu wygląda to tak: 2026.09.27##UA##AA1234BB. Ten sam ciąg stoi w tytule wiadomości do GITD.

Data to dzień dokonania zgłoszenia, czyli dzień wysłania wiadomości (§ 2 ust. 1 pkt 1). Nie data załadunku, nie data wyjazdu i nie data przekroczenia granicy. Jeśli dokument powstał wieczorem, a poszedł rano następnego dnia, datę trzeba poprawić i w polu, i w tytule.

Pole 1B, numer referencyjny. W nowym zgłoszeniu zostaje puste, bo numeru jeszcze nie ma: rejestr nie działa i właśnie dlatego wypełniacie ten blankiet. Pole 1B wypełnia się tylko przy aktualizacji albo uzupełnieniu zgłoszenia, które numer już dostało, kiedy PUESC jeszcze działał. Wtedy w tytule wiadomości stoją oba numery, wasz i referencyjny, rozdzielone „##” (§ 2 ust. 4).

Jakie dane idą w pola 1–19

Pierwsze dziewiętnaście pól to trzy bloki o tej samej budowie: kto wy, kto nadawca, kto odbiorca.

Pole 2 pyta o numer identyfikacji podatkowej zgłaszającego, i tylko wtedy, gdy jest obowiązany go posiadać (art. 28b ust. 3 pkt 1 lit. c). Przewoźnik spoza UE wpisuje tu własny numer ze swojego kraju, nie polski NIP, którego nie ma. Że tak właśnie ma być, widać w naszych danych: w 278 deklaracjach, które PUESC potwierdził numerem referencyjnym od 25.06 do 25.09.2026, przewoźnik jest identyfikowany własnym numerem, ośmiocyfrowym ЄДРПОУ albo dziesięciocyfrowym РНОКПП, i ani razu polskim NIP-em.

Dane nadawcy i odbiorcy biorą się z CMR i przenoszą jeden do jednego. Rozbieżność między CMR a zgłoszeniem jest podstawą kary, więc nic się tu nie poprawia według własnego uznania. Jak te pola układają się w zwykłym RMPD, opisuje osobno tekst Jak dane z CMR trafiają do RMPD.

Dlaczego pola 20–29 to nie trasa z CMR

Pola 20–29 opisują odcinek przewozu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, a nie trasę od magazynu do magazynu. Podpis na blankiecie jest krótki, „Data rozpoczęcia przewozu”, i to on wprowadza w błąd. Znaczenie nadaje ustawa: art. 28b ust. 3 pkt 4 i 5 mówi o miejscu i dacie rozpoczęcia oraz zakończenia przewozu na terytorium RP.

Najprostszy dowód stoi w samym blankiecie. Pola 23 i 27 pytają o województwo. Województwa nie ma ani w Łucku, ani w Berlinie, jest tylko w Polsce. Gdyby te pola opisywały całą trasę, oba wiersze nie miałyby sensu.

Co wpisać w polu 22, gdy zestaw wjeżdża z Ukrainy? Przejście graniczne. Na przykład Dorohusk albo Korczowa. Przewóz na terytorium RP zaczyna się na granicy, nie w magazynie nadawcy w Kowlu. Jeśli natomiast jest to kabotaż i załadunek odbywa się w Polsce, w polu 22 stoi ta polska miejscowość.

Co wpisać w polach 30–41

Pola 36 i 37 wykluczają się wzajemnie. Przewoźnik ukraiński zwykle wypełnia 37, nie 36: zwolnienie z zezwolenia wynika z umowy między Ukrainą a UE, obowiązującej do 31 marca 2027 r. Pole 41 jest obowiązkowe tak samo jak w zwykłym zgłoszeniu, bo awaria rejestru nie znosi obowiązku przekazywania geolokalizacji.

Kiedy wypełnia się pola 42, 43 i 44

Pola 42 i 43 dotyczą jednego przypadku: numer referencyjny poprzedniego zgłoszenia stracił ważność, a przewóz trwa dalej. Wtedy w polu 42 stoi tamten numer, a w polu 43 miejsce rozpoczęcia kontynuacji przewozu (art. 28b ust. 4). W zwykłej sytuacji oba zostają puste.

Pole 44 to oświadczenie, że osoba składająca dokument jest upoważniona do działania w imieniu przewoźnika. Wypełnia je ten, kto faktycznie naciska „wyślij”. Jeśli wiadomość idzie od dyspozytora, a nie od właściciela, w polu 44 stoją dane dyspozytora, i nie jest to formalność: rozporządzenie wprost wymaga, żeby taka osoba przy tej czynności oświadczyła, że działa w imieniu i na rzecz przewoźnika (§ 2 ust. 6).

Co zrobić z cyrylicą

Dokument wypełnia się wyłącznie znakami łacińskimi (§ 2 ust. 5). Dotyczy to wszystkiego: nazwy firmy, adresu, miejscowości, nazwiska w polu 44. Blankietu wypełnionego cyrylicą GITD nie przyjmie, a dowiecie się o tym wtedy, gdy autoresponder nie przyjdzie.

Dla przewoźnika ukraińskiego oznacza to transliterację nazw i adresów. Brać trzeba tę samą formę łacińską, której firma używa już w zwykłych zgłoszeniach RMPD, a nie wymyślać nową: dwie różne pisownie tej samej firmy łatwo stają się powodem pytań. Cyrylica w danych jest zresztą jedną z częstych przyczyn odrzucenia przez PUESC także w trybie normalnym, kod R01, rozebrany w tekście Najczęstsze przyczyny odrzucenia przez PUESC.

Ile kosztuje błąd w dokumencie zastępującym

Dokument zastępujący jest pełnoprawnym zgłoszeniem, więc i odpowiedzialność za niego jest taka sama jak za zgłoszenie w rejestrze.

Dla firmy z trzema zestawami 12 000 zł to mniej więcej miesięczny fundusz płac kierowców, płacony za jeden niewypełniony blankiet.

Czy po przywróceniu PUESC trzeba złożyć zgłoszenie w rejestrze jeszcze raz? Nie. Rozporządzenie mówi, że przewoźnik dokonuje zgłoszenia, przesyłając dokument zastępujący zgłoszenie (§ 2 ust. 1). Dokument zastępujący nie jest tymczasową zaślepką, tylko samym zgłoszeniem, i powtarzania go w rejestrze ustawa nie wymaga. Nowe zgłoszenie ma sens tylko wtedy, gdy chcecie mieć numer referencyjny na resztę trasy.

Co robić

1. 1Upewnijcie się, że rejestr naprawdę jest niedostępny: komunikaty „Niedostępności” na PUESC i ponowna próba po 10 minutach. Kolejność działań przy awarii opisuje tekst Co zrobić z RMPD i SENT, gdy PUESC nie działa.
2. 2Pobierzcie blankiet z gov.pl/web/gitd/sent i otwórzcie go w czytniku PDF, który obsługuje pola formularza.
3. 3Ułóżcie numer 1A z dzisiejszej daty, kodu kraju i numeru rejestracyjnego ciągnika. Skopiujcie go do tytułu wiadomości.
4. 4Wypełnijcie pola 1–19 z CMR jeden do jednego, znakami łacińskimi.
5. 5Wpiszcie w pola 20–29 wjazd i wyjazd z Polski, z województwem i współrzędnymi, a nie magazyny nadawcy i odbiorcy.
6. 6Sprawdźcie pola 32 i 33: „X” stoi dokładnie w jednym z nich.
7. 7Wyślijcie PDF na awaria.zezwolenia@gitd.gov.pl i poczekajcie na autoresponder. Bez niego zgłoszenie nie jest złożone.
8. 8Przekażcie kierowcy dwa pliki przed wyjazdem: sam PDF i wiadomość z potwierdzeniem (art. 28c ust. 1).

Czego nie robić

• ✗Nie wysyłajcie własnego blankietu ani skanu wypełnionego odręcznie. Rozporządzenie wymaga formularza z załącznika, wypełnionego komputerowo (§ 2 ust. 5), a zła forma znaczy tyle, co brak zgłoszenia.
• ✗Nie wpisujcie w pola 22 i 26 miejsc załadunku i rozładunku z CMR. To pola o wjeździe i wyjeździe z Polski, co potwierdza województwo w polach 23 i 27.
• ✗Nie stawiajcie w polu 1A daty przewozu. Stoi tam data wysłania wiadomości i przy przesunięciu na następny dzień trzeba ją zmienić.
• ✓Zamiast tego zachowajcie autoresponder i dajcie kierowcy oba pliki, bo bez potwierdzenia ma on obowiązek odmówić rozpoczęcia przewozu (art. 28c ust. 2).

Gdzie tu miejsce na technologię

Wszystkie dane, o które prosi dokument zastępujący, przewoźnik ma już w zgłoszeniu: przewoźnik, nadawca, odbiorca, wjazd i wyjazd z Polski ze współrzędnymi, numer CMR, numer lokalizatora. Awaria rejestru nie zmienia danych, zmienia tylko kanał, którym jadą do państwa.

To, że pola 22–29 dotyczą właśnie Polski, widać też od strony technicznej. Przed każdą wysyłką Sigil sprawdza szerokość geograficzną punktu wjazdu i wyjazdu na zakres 49,0000–54,8400, czyli na granice Polski, i zgłoszenie ze współrzędnymi magazynu w Kowlu takiej kontroli nie przechodzi. Dane z CMR system przenosi jeden do jednego, dyspozytor potwierdza każde pole i nic nie poprawia się za niego samo. Stan usługi przed wysyłką widać na stronie Status PUESC, a kto w ogóle ma obowiązek składać RMPD i od jakiej masy, wyjaśnia tekst Czym jest RMPD i kto ma obowiązek zgłaszać.

Sigil obsługuje deklaracje RMPD. Dokument zastępujący do GITD wysyła sam przewoźnik ze swojej skrzynki: potwierdzenie przychodzi na adres nadawcy i właśnie ono jest dowodem złożenia.